如何减小包含图像的Microsoft Office文档的大小

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即使在这些时代的快速互联网连接,巨大的硬盘驱动器和负载的免费云存储,文件大小有时很重要。 您可能对通过电子邮件可以发送或接收的文件大小有限制,或者您可能在拇指驱动器空间上运行不足。 无论什么原因,如果您的Office文档包含图像,您可能能够显着减小这些文件的大小。

办公室已经在幕后工作,以帮助保持文件大小小。 较新的DOCX文件类型实质上充当一个ZIP文件,压缩文件的内容。 在文档中多次出现的图片和文本只会在实际文件中存储一次。 因此,至少在最新版本的Office应用程序中,您会发现大文件大小通常是文档中包含大量不同图片的结果。

好消息是,Office应用程序还提供了一些方便的工具来保持这些图像大小检查。 在这篇文章中,我们使用的Office 2016年 (更具体地说,字2016)作为我们的榜样。 但是,您会发现我们在其他Office应用程序(如Excel和PowerPoint)中讨论的相同工具,以及在早期版本的Office中至少回到Office 2010。

压缩办公文档中的图片

在尝试使用图片缩小文档的文件大小时,您应该采取的第一步是压缩这些图片。 每个Office应用程序提供了一个方便的工具,只是这样做。 我们在这里使用Word(这就是我们将在以下步骤中引用),但你会发现在其他Office应用程序中的相同位置的功能。

在文档中,单击任意图片以将其选中。 单击选择图片时出现在Office工具栏上的格式菜单。

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在格式菜单上,单击压缩图片按钮。

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在“压缩图片”窗口中,如果您只想压缩所选的图片,请单击“仅应用于此图片”。 如果未选中此选项,则您的操作将应用于文档中的所有照片。 如果您已在文档中裁剪照片并想要删除已裁剪的区域,请选择“删除图片的裁剪区域”。 请注意,如果您选择此选项,您将无法撤消裁剪,除非您重新插入原始图片。 您也可以选择要压缩照片的分辨率。 选择将满足您的需求的最低分辨率。 完成后,单击确定。

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根据文档中的图片数量,Word可能需要一些时间才能压缩它们。 完成后,保存文档并检查新文件大小。 如果您不确定是否要保留更改,可以将文档另存为新文件,然后将文件大小与原始版本进行比较。

从图片中删除编辑信息

办公应用程序提供各种伟大的图片编辑工具内置的权利。当你使用它们,Word保留原始图片,并跟踪您所做的,这样就可以撤销它们或返回到原始图片的编辑如果您需要。 如果您对格式化图片的方式感到满意,则所有保存的编辑信息只会增加文件的大小。 如果压缩文档中的图片没有获得足够的文件大小,您也可以使用Word删除保存的格式化信息。 同样,您可能希望在开始之前将文档另存为新文件,以便在必要时可以还原为原始文件。

打开文档后,单击文件菜单。

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在文件菜单上,单击选项。

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在“Word选项”窗口中,从左侧的选择中,单击“高级”。

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在“高级词选项”窗口中,向下滚动到右侧的“图像大小和质量”部分。 选择“丢弃编辑数据”选项以使Word在保存文件时丢弃格式化信息。 本部分中的其他选项允许您保护文档免受图像压缩,并为图像压缩时选择默认分辨率(虽然在进行压缩时可以随时选择新分辨率)。

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完成后,保存文件(或另存为新文件),然后检查新文件大小。 它可能会下降一点点。

在我们的示例中,我们采用了一个Word文件(下面的图像中的“File 1.docx”),它包含大约20个优质图像,并且权重在近48 MB。 许多这些图像被裁剪,一些被调整大小,和几个以其他方式编辑。 压缩图像并删除保存的格式化信息后,新文件(以下图像中的“文件2(压缩).docx”)现在刚好低于35 MB,文件大小减少了大约27%。 为了说明DOCX格式的内置压缩,我们还压缩了该文件。 如您所见,压缩和解压缩文件之间的大小差异可以忽略不计。

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就是这样! 图像很大,可以快速增加Office文档的大小。 但是通过使用Office应用程序中的内置压缩工具并删除旧的编辑信息,您可以显着减少包含图像的Office文档的大小,而无需太多的工作。

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