缩短时间花费发送和接收电子邮件

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电子邮件可以使交流更容易,但它也可以消耗你的时间。 了解如何处理收到的电子邮件和写出外发电子邮件,以节省时间。

根据2005年的一项调查,员工访谈表明,浪费在电子邮件上的时间使一个有10,000名员工的企业每年损失大约1.52亿美元的工资。

电子邮件显然有它的缺点。 不清楚的电子邮件分散了员工的重要工作相关任务,云沟通渠道,并经常创造额外的工作。 通过遵循以下建议避免电子邮件的陷阱。

如何传入电子邮件可以浪费你的时间

照片由Dvortygirl

有许多类型的电子邮件可以浪费你的时间。 那些:

  • 可以从多个消息中减少,缩减为综合
  • 不要直接与你相关
  • 与你有关,但不是直接的方式,这使你不确定如何或如果你应该回应(和吃的时间)
  • 不要指示你采取一些行动(这是非生产性的)
  • 分散和/或鼓励你在网上浪费时间
  • 不适合电子邮件,并且通过动态通信渠道(例如商务会议或更适合内容的某种格式(如信息丰富的独立文档))更有意义,

如何有效处理收到的电子邮件

为了有效地阅读和处理电子邮件,您需要关注两件事 - 找出电子邮件的信息(或缺少),并决定采取什么行动来响应。

第1步:找出消息(或缺乏)

每当您阅读新的电子邮件时,请尽可能少的时间来弄清楚:

  • 扬声器是直接还是间接寻址您
  • 演讲者是否告诉你他们对你的期望
  • 这是否以清楚的方式完成
  • 整体消息是否与您相关
  • 考虑到您与发件人的关系的上下文(或缺少,如果他们试图例如发起业务关系)整体消息是否适当,

这将帮助您确定电子邮件的消息,以及您希望如何回复。 也就是说,如果你打算在第一时间回答。

尤其要注意的是,演讲者是在做一个或多个可以诱使你浪费宝贵时间的东西,例如:

  • 不清楚他们想说什么
  • 以混乱或委婉的方式使用语言,以避免具体说话(例如,“我认为我们需要在某一点上有一颗心”。“你能在本周叫我吗,所以我们可以在电话上谈谈重要的事情吗? “)
  • 漫游或离题
  • 包括不属于您的业务,不当,冒犯或不连贯的信息
  • 对您与您无关的邮件进行抄送或密送
  • 通过各种电子邮件重复相同的邮件,或重复以前的电子邮件中已涵盖的内容
  • 写一些你已经讨论和解决的事情 - 在一个健忘或粗心的方式

在这些类型的情况下,请特别小心,以有效的方式做出响应,最大限度地减少您花费在通信上的时间。 因为很容易让上述模糊的电子邮件情境耗尽你的时间。

第2步:决定采取什么行动

在你知道消息是什么之后,找出最有效的方法来回应。 以下是一些典型的回应:

  • 将会话转移到更好的通信媒体,例如电话和电话会议
  • 响应多个人提出的反复问题(而不是通过电子邮件),但通过可以共享的更多信息丰富的媒体(例如Google文档)
  • 不回应没有清楚说话者期望你的消息(即使感觉有点不礼貌)
  • 处理不清楚的消息,直接和简短的具体问题,如“当你想要完成报告?”或“你希望我如何为这个项目贡献?
  • 拿起电话,打电话时,任何时候戏剧或通信故障开始发生 - 通过电子邮件提取它只需要更长时间,可能加剧冲突

第3步:重新启动任务

最重要的是,在您回复电子邮件(可能包括未回复,而是删除邮件)之后,您需要返回任务。 转到收件箱中等待的下一封电子邮件,或者切换设备,回到实际工作,而不是响应其他人的请求。

发送电子邮件如何浪费你的时间

照片由Adikos

此外,有许多类型的电子邮件消息的发送 ,可以浪费你的时间。 那些:

  • 被不必要地分成几个消息,每个消息需要时间和思想定制,而不是一个综合
  • 不要直接关系到收件人,这是浪费你的努力
  • 不够清楚,并且涉及到长时间的电子邮件对话和/或误解,或根本没有有效的行动(这意味着你将不得不花费时间再次启动对话)
  • 不要指示接受者采取一些行动,这是非生产性的
  • 分散并鼓励收件人在网络上浪费时间 - 这意味着它鼓励你一样
  • 不适合电子邮件格式,但通过实时对话或通过教学或信息丰富的文档(如手册,博客文章,常见问题页面,公司报告或PowerPoint演示文稿)进行更好的沟通

如何有效发送电子邮件

为了编写不浪费时间的电子邮件(更不用说收件人的时间),您需要关注五件事情:传达清晰的信息,请求收件人采取可行的步骤,使用良好的结构,编辑之前你点击发送,并进行有效的跟进。

第1步:清除您的讯息

在你甚至起草电子邮件之前,你需要清楚的消息。 确定:

  • 你想要沟通什么
  • 为什么要传达它
  • 您希望收件人采取什么操作
  • 你如何能够最好地说服他们采取这样的行动

以下是发送电子邮件的一些常见原因:

  • 提醒某人截止日期
  • 给某人一个任务的书面指示
  • 提出一个可以通过写作充分回答的问题
  • 回答一个可以通过写作充分回答的快速问题
  • 传递时间敏感信息
  • 提供安排会议的可用日期
  • 在会后跟进并欣赏

在所有这些例子中,除了最后一个,你希望收件人采取一些行动(即使这只是回复你)。

有时行动似乎不像一个动作。 也许你想:

  • 通过你的同事的一个提示
  • 让您的朋友知道您在您的旅行目的地安全降落
  • 简要介绍您在新目的地的运作方式,以及在接下来的几周内如何与您联系

在每种情况下,您都不会告诉您的收件人采取某种行动。 但是,它暗示,他们不应该采取任何行动,只要你给电子邮件正确关闭,或至少通过签名你的名字。 他们明白,沟通可以很容易地结束与您的电子邮件; 他们不需要回应。

第2步:请求您的收件人采取可行的步骤

要编写有效的电子邮件,节省你的时间,你需要使它们可操作。 而且你需要确保你的收件人清楚他们应该采取什么行动。

如果你不是为了这个目的,而是试图说明你的生活故事或解释你为什么伸出下一个iPhone模型,而不是得到最新的一个,你可以忘记节省时间,因为笔笔写作很多思想和时间。

在使电子邮件可操作时,请注意以下事项:

  • 设置截止日期
  • 概述应急计划
  • 为下一个行动方案提供潜在选择(例如,您可以参加面对面会议的时间,您可以参加的会议地点)
  • 提出意见时要求一个
  • 提出适合写作的请求,使用另一种通信模式实际上更方便
  • 为您的收件人同意执行的任务提供一组方向

在概述可操作的步骤时应积极主动。 避免提出开放式问题,除非没有其他选项。 因为开放式问题与可操作内容相反。

这里有些例子:

  • 而不是要求您的收件人给您他们的日程(并浪费一个电子邮件的过程) - 开始时发送您的可用会议时间。
  • 不要向您的收件人询问他们对某个业务决策的看法,而是概述潜在的决策并请求构建反馈; 这样他们不会自己想出一些东西,而是会有一些工作

您可以通过向读者提供清晰的说明并确保内容可操作,而不是开放式的,使电子邮件可操作。

最重要的是,你需要确保你期望从你的读者的任何行动清楚地沟通。 不要以为他们知道你想在这个星期举行会议,只是你提供可用的时间。 不要假定他们知道你的指令集适用于什么工作任务。 明确地陈述它,并让他们知道你想要他们做什么。

第3步:创建良好的结构

一个你有你的消息清晰定义,你已经使它可操作,是时候组织它这样一种方式来表达清晰和可操作的请求。

段落:一般遵循以下规则是保持在五个句子段落。 在网络阅读时,不仅难以专注于长段落,而且笨重的段落给予收件人失去焦点,或者可能错过最重要的点。 这然后导致草率或冗余响应,其云通信信道。

句子:写句子时,使用主动语态。 保持句子短和到点。 避免走开切线或不必要地解释你的推理或感觉的事情。 相反,坚持事实和你要求你的收件人采取什么行动。

一句话:尽量不要使用大词或俚语,除非你知道你的观众会理解他们。 避免可能被误解的笑话和文化参考,因为任何容易被误解的东西都是有效沟通的潜在障碍。

避免额外的单词和限定词。 “鉴于当前的情况,这是目前发生的,我认为这可能是明智的...”是一个合格的声明,不仅浪费的话和时间,但分散了真实的消息。 相反,只是说明你的建议,而不必限定。

另一个例子:“我在想,如果我可以问你...”把这个短语剪出来,只是问问题。 它也将增加你的信心,因为你不会潜意识地寻求允许主动沟通。

标点符号:保持标点符号简单。 符合条件的字词和短语只有在与想要与他们建立业务或个人关系的某人发起通信时才有效。 在这种情况下,你不一定想要来,但使用一些礼貌的短语来表示尊重他们的时间。

最小化逗号使用 - 这自然有助于保持句子短。 避免懒惰的文本启发的说话,过分使用dot-dot-dot和连续的逗号。 相反,用适当的英语标点你的句子,并在有意义时利用收缩,因为它们使阅读更好。

此外,考虑带有项目符号的标点列表,并使用一行破折号分割主要部分(可能包括一个或多个段落)。

项目符号和分节符号提高了网络的可读性,并帮助您更清晰地整理邮件。

第4步:发送前编辑

在发送电子邮件之前,请花1-2分钟时间朗读它。 这将帮助你抓住错误或注意到尴尬的部分,你通常不会亲自表示。 删除这些额外的字,简化标点符号。 列出列表并减少您的段落。

当您可以使用“是”回答以下问题时,就可以点击“发送”:

  • 消息是否清晰?
  • 预期是否可以采取行动并明确说明?
  • 我的收件人能否成功收到我的邮件? 成功意味着他们知道他们会有什么反应。
  • 如果角色被扭转,我能成功地收到此消息吗?

第5步:有效跟进

此外,主动跟进您的电子邮件。 如果有人不直接请求,不要浪费时间想知道发生了什么。 相反,请发送礼貌但直接的跟进电子邮件与他们签入。 应用上述原则。 不要浪费太多时间试图得到回应; 如果收件人不与您沟通,知道何时移动或亲自接近他们。

使用电子邮件以节省时间

电子邮件可以节省你很多时间,如果你知道如何有效地使用它。 这适用于发送和接收消息。

电子邮件最适合用于提供通过书面形式充分传达的可操作信息。 如果你利用电子邮件的好处,并避免许多浪费时间的陷阱,它作为强大的工具。

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