初学者:如何在Outlook 2013中创建和管理任务

如果你是这些人谁都有白板或记事本有一个不断发展的待办事项列表,或你的办公桌和显示器用即时贴®提醒你的重要事件,那么这文章给你装饰之一。

Outlook将让您制作包含任务的待办事项列表,您可以执行各种操作,例如设置到期日,提醒,类别等。 总的来说是创建一个更活跃的任务列表,你可以与之交互,并将让你诚实。

在任务视图中工作

我们一直在讨论Outlook 2013中的各种复杂近日,所以如果你是新来的, 我们建议您阅读我们的介绍

否则,打开Outlook到任务视图,并看看四周。 乍一看,你会注意到它是空的和贫瘠的。 这是因为我们还没有填充大量的东西,我们需要做和差事运行。

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让我们来看看,告诉你如何使用任务像一个亲和进一步组织你的生活与Outlook。 有了一点时间和工作,你将有一套完整的任务,你可以设置提醒你,当他们到期,或者你甚至可以将他们分配给另一个人!

添加任务

首先,你要添加任务。 你会注意到左边有一个熟悉的文件夹窗格。 您可以向此视图添加新文件夹,然后有效地将您的任务组织成类别。 您甚至可以创建一个新的文件夹组,以便您可以再次在您的专业和个人生活之间分离您的任务,如果必要。

开始时,您会注意到有一个任务文件夹组调用我的任务和两个子任务文件夹:待办事项列表和任务。 如果我们右键单击最顶层的文件夹,我们可以创建一个“新文件夹组”,我们将其命名为工作任务。

您可以通过单击“单击此处添加新任务”添加快速任务,也可以单击主功能区上的“新任务”。 检查以下无标题任务,您可以应用多个选项,显示任务,其详细信息,以及管理它。

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让我们用一些基本细节填写我们的任务,然后点击“保存并关闭”。您可以选择开始日期,结束日期(如果适用),状态,优先级和完成百分比。 您还可以选中“提醒”框,并让Outlook让您知道您的任务到期。

查看,修改和更新任务

创建几个任务后,我们可以在任务视图中看到它们。 您可以在这里做一些基本的修改,例如更改截止日期或分配类别,但如果您确实想要查看和编辑,则需要双击以打开它。

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这里是我们的任务了。 我们可以对其进行更改,如状态或优先级,或者我们可以单击“详细信息”按钮。

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如果有与任务相关的其他细节,您可以在这里填写。 虽然这可能与大多数人没有关系,但如果你与独立承包商或顾问打交道,那么这是一个记录他们大约花费你多少钱的好地方。

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还有一些其他事情,我们可以提到,然后继续进行复发。 当你在任务界面讨厌,请花一点时间注意,如果你决定不值得追求,或者你需要来自别人的输入,你可以删除或转发任务。

您还可以管理任务,例如标记它完成,分配它和发送状态报告。 我们会在不久后再谈谈。 现在,让我们简要了解如何设置循环任务。

使用重复性任务

创建定期任务与创建定期约会或定期会议相同。 当您点击“重复”按钮时看到的对话框可能看起来很熟悉。

所以这里是我们的“谈论工作的东西”任务,每周周三重复,没有结束视线。 还请注意,即使您在任务重复执行时未完成任务,仍会生成另一个任务。

您可以通过选择“重新生成新任务”选项覆盖此选项,而不是在x天自动重复,将不会重新生成任务,直到当前标记为完成。

将任务分配给其他人

我们有我们的“谈论工作的东西!”任务都设置,现在我们只需要在别人pawn它! 单击功能区的“管理任务”部分中的“分配任务”按钮。

这将打开任务作为电子邮件,你可以然后解决他人。 在这种情况下,我们只是将任务分配给其他人讨论工作内容,所以我们将通过电子邮件发送给他们。

如果您想要在“收件人”字段中键入地址,您可以,或者您可以从通讯录中提取幸运名称。 没有设置地址簿? 阅读关于如何创建和管理联系人 ,包括如何导入联系人的Gmail右到Outlook中。

该收件人将收到一封电子邮件,然后选择“接受”或“拒绝”。我们不想让老板烦恼,所以我们将继续接受任务。 此外,谈论工作东西从来不是一个坏主意!

最后,如果权力 - 想知道你当前分配的任务的进展(或缺乏)。 您可以向他们发送状态报告。

总的来说,一般的家庭Outlook用户更可能使用任务作为一个手段来完成或在家里做家务,但它是有用的知道你的任务制作能力的全范围。 让我们现在移动到家庭功能区的其余部分,谈谈您可以从那里管理任务可以做什么。

管理任务和按视图排序

在你的一周的过程中,一些任务将完成,有些不会。 你完成的,你可以标记为完整和忘记。 但是,你没有得到的那些将需要被管理不知何故,或者你只是有一个不断增加的名单的任务。

有几种方法来管理它们。 让我们看看功能区的那个区域,然后告诉你如何充分利用这些工具。

单击“从列表中删除”按钮将其标记为完成,并将其从列表中删除。 如果Outlook遇到问题,例如,如果任务重复,或它不完整,它会问你想做什么。

您还可以直接处理任务列表中显示的任务。 查看以下屏幕截图以了解更多详情。 您可以看到,您只需点击标记图标将其标记为完成,或者您可以右键点击查看您的后续选项。

你在下面的截图中看到,我们的任务“坐在我们的脚上看着足球”是明天到期的,但我们也标记了下周的跟进。 创建后续任务基本上会将其重复到最适合您的时间,以便完成它。 在这种情况下,我们可以将明天的任务标记为完成或删除它,但是这个重复的任务仍然会在下周到期。

注意,您可以从五个预设时间间隔之一开始执行后续任务,也可以创建自定义后续操作。

最后,更改视图可以帮助您完成大量任务。 如果它没有显示在功能区上,您可以单击“更改视图”按钮,您将看到这些选项。

这里有一个简单的列表可能是什么样子。 该视图不区分完成状态或类别或任何其他状态。 它只是在一个简单的视图中呈现您的所有过去,现在和未来的任务。

另一方面,如果我们通过主动任务来排序我们的观点,我们看到事情被缩小了很多对我们。

始终记住更改您的任务视图,以便快速排序或隐藏它们的最大生产力潜力!

任务选项

最后,让我们熟悉或重新获取任务选项。 任务选项将允许您更改设置并更改其行为和外观。 您可以通过单击“选项 - >任务”从文件菜单访问他们。

您可以为到期日,逾期和已完成的任务颜色,工作时间和其他简单调整的任务设置提醒选项。 所以现在,如果你想要过期的任务是明亮的蓝色或你想要默认提醒在一天结束而不是开始,你可以在这里进行更改。

正如你可以看到的,Outlook显示自己是一个非常全面的应用程序,我们甚至还没有谈到日历和笔记! 我们希望您能够使用任务来加快您的组织技能一对夫妇的缺口。 他们真的很容易设置和分配,很高兴有这些提醒,并观看列表中的所有东西慢慢得到检查。

在此期间,我们有兴趣听取您的意见。 有问题或意见,你想离开我们吗? 放在我们的讨论论坛和火。

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