组织电子邮件的最佳方式:归档他们

电子邮件收件箱在笔记本电脑上
一张照片/ Shutterstock.com

我们建议使用OHIO(仅处理一次)来分类您的电子邮件 OHIO的一个重要部分是存档您需要保留的电子邮件 - 将它们从收件箱中取出! 这就是为什么归档至关重要 - 以及为什么你不应该打扰文件夹。

为什么你需要存档你的电子邮件

从我们的OHIO文章中快速回顾一下:您的收件箱不是存档,垃圾箱,文件柜或倾倒场。 这是一个收件箱!

当您的收件箱中有数百或数千封电子邮件时,它们很快就会被埋没。 看不见了。 查找特定电子邮件要困难得多,它会使您的邮件客户端工作得更慢(即使您通过Gmail等浏览器访问电子邮件),如果您在手机上使用Outlook或Apple Mail,它也会耗尽您的存储空间。

底线:没有必要将所有电子邮件保存在收件箱中,并且有充分的理由不这样做。

考虑到这一点,您需要处理电子邮件(回复/转发它,将其转换为任务,设置会议),然后删除电子邮件或将其存档。 这是你应该怎么做的。

相关: 忘记收件箱零:使用OHIO来分类您的电子邮件

你应该在哪里存档你的电子邮件

您的电子邮件应该进入存档文件夹。 他们不应该进入数百个精心组织的文件夹之一; 他们应该进入一个档案文件夹。

单个存档文件夹

这是一个非常大胆的陈述,因此需要一点理由。

首先,文件Mezzanine次结构需要时间来设置和维护,这将花费更多时间处理您的电子邮件。 其次,要确定电子邮件应该去哪里需要花费相当多的精力 - 来自您的同事的电子邮件,关于他们可能错过项目截止日期的原因,请进入该项目的文件夹? 那个人的文件夹? 经验教训的文件夹? - 决策制定既费时又耗费时间 最后,如果它们可能位于多个文件夹中的任何一个文件夹中,并且每个文件夹都有数百封电子邮件,那么以后查找电子邮件可能会非常困难。

通过单个存档,您可以轻松地从收件箱中移动电子邮件,因为您无需使用任何思考或决策资源。 您只需处理邮件并将其移动到存档中。 这可能并不简单,当您试图保持永无止境的电子邮件流程时,您希望您的流程尽可能简单易行。 每一个困难或刺激都会在规模上被放大,因此对于一封电子邮件来说,这是一个轻微的烦恼或时间吮吸将是一个巨大的烦恼和时间吮吸数百封电子邮件。

对于一些人来说,折叠文件夹结构会受到欢迎,但是其他一些人需要在想到失去他们精心设计,错综复杂,合乎逻辑, 漂亮的文件夹结构的情况下吸入纸袋。 如果那就是你,那么,不幸的是,这将是难以接受的。 我们认识到您的痛苦,即使我们确信单个存档的长期利益不仅可以弥补您更改系统的短期痛苦

如何批量存档您的电子邮件

可能很明显,要归档您的电子邮件,您只需将它们移动到您的存档文件夹中,您就是对的。 但是,如果您的收件箱中有数百或数千封电子邮件,那么单独移动它们似乎相当令人生畏。 理想情况下,您需要找到一种批量移动它们的方法。

如果您使用的是Microsoft Outlook或Apple Mail等客户端,则可以轻松批量选择邮件。 单击收件箱中的电子邮件,向下滚动,按键盘上的SHIFT键并选择另一封电子邮件。 将选择第一个和第二个之间的所有电子邮件。 您可以将它们拖放到存档文件夹中,或使用“存档”按钮。 就像用于表示Save的软盘图标一样,有一个标准的Archive图标,看起来像传统的纸板档案盒。 这是存档按钮的Outlook和Apple Mail(客户端应用程序和移动应用程序)。

Outlook功能区中的“存档”按钮Apple Mail中的“存档”按钮

如果您使用的是Outlook客户端,还可以创建“快速步骤”操作 ,将所有选定的电子邮件标记为已读,并通过单击按钮(或键盘快捷键)将其移动到“存档”文件夹。

如果您决定重新开始,则可以使用Ctrl + A键盘快捷键(Mac上的Command + A)并存档它们,随时选择收件箱中的所有电子邮件。 我们不能告诉你这是否正确,但你肯定会很快得到一个空的收件箱。

在Gmail等网络界面中,您可以通过单击页面顶部的复选框一次选择一个页面。

Gmail选择复选框

选择电子邮件后,单击“存档”以移动它们。

Gmail存档按钮

没有键盘快捷键可以选择Gmail收件箱中的所有电子邮件(虽然* + a会选择页面上的所有电子邮件)但是当您选择了页面上的所有电子邮件时,电子邮件上方会显示一条消息栏为您提供选择收件箱中所有电子邮件的选项。

用于选择Gmail收件箱中所有电子邮件的链接

单击此链接可选择收件箱中的所有电子邮件。 消息栏将更改为允许您取消选择。

用于清除Gmail收件箱中所有电子邮件选择的链接

你应该存档多少封电子邮件?

您想要一次归档的电子邮件数量取决于您。 正如我们之前所说的, 拥有一个空的收件箱至多是暂时的 ,最坏的情况几乎是不可能的。 您无法控制收件箱中的内容,因为任何拥有您地址的人都可以向您发送内容。 因此,即使您设法清空收件箱,也不会留空。 也就是说,瞄准目标并不是一个糟糕的目标,因为即使在很短的时间内拥有一个空的收件箱,也绝对会给你的肩膀带来一些压力。 它不会留空 ,这就是为什么管理你的电子邮件是一个过程,而不是一个目标。 当然,如果您不需要保留电子邮件,则无需存档电子邮件,您可以将其删除 - 这是节省空间的绝佳选择。

因此,不要将所有精力集中在存档(或删除)收件箱中的每封邮件上,而应关注可实现的目标,以减少您的电子邮件压力。 只有您知道什么会减少您的电子邮件压力,但示例目标是:

  • 当天结束时没有留下高优先级的邮件
  • 收件箱中没有超过两个工作日的邮件
  • 本周末没有来自您的员工/经理/客户的邮件(在适当的时候删除)

弄清楚哪些电子邮件会给你带来最大的压力。 作为优先事项处理和存档(或删除)这些电子邮件。

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