如何使用规则来管理您的Outlook.com电子邮件

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如果您是Outlook.com用户,您可能有兴趣知道,设置规则来管理传入和传出的电子邮件可以使您的生活更简单。

什么是规则?

在最简单的形式中,Outlook规则是您的电子邮件帐户将根据您指定的准则自动执行的操作。 您可以创建两种主要的规则类别。 这些是组织规则和基于通知的规则。 这些规则不会追溯,这意味着它们只会应用于未读邮件。

  1. 整理电子邮件 - 这些规则专注于根据Outlook帐户中的发件人,主题关键字和文件夹来归档和整理邮件。 这些有助于将电子邮件放入相关的文件夹或类别。
  2. 保持最新 - 这些规则会根据您的来信向您发送通知。 如果您想收到新电子邮件通知到您的移动设备,这些是有用的。

在Outlook.com中创建新规则

在您登录Outlook.com电子邮件帐户后,点击“设置”按钮,然后在“管理规则”选项上创建新规则。

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现在,点击“新建”按钮创建您的第一个规则。 正如你所看到的,有两个主要部分。 在左侧,您将分配一个或多个条件,以识别要应用新规则的电子邮件。 右侧是您将定义Outlook将与您的电子邮件采取什么操作的位置。

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在此示例中,我们将选择电子邮件必须满足的九个条件中的两个,以及八个操作中的两个。

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条件行动

我们将首先点击条件链接添加第二个条件。 假设来自“Sender@emailaddress.com”的在主题行中具有单词“apple”的任何电子邮件都应被发送到称为“Apple Emails”的文件夹,并且必须被分类为“IMPORTANT !!!”。

通过编辑您的规则,直到两个部分看起来像下面的图像。

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最后,点击“创建规则”,让它生效。 从现在开始,任何来自Sender@emailaddress.com的电子邮件,其中有苹果这个词将被归类为重要的,并移动到您的“苹果电子邮件”文件夹。

如果您要编辑任何先前创建的规则,您只需点击规则并在弹出的窗口中进行修改即可。 要删除规则,只需单击规则旁边的小型回收站。

从电子邮件创建规则

“管理规则”页面不是为您的电子邮件创建规则的唯一方法。 或者,如果您要根据收到的电子邮件创建规则,只需在收件箱中找到该规则,然后右键单击即可。 接下来,选择“创建规则”选项。

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或者,您可以单击电子邮件打开它,然后通过从“扩展菜单”中选择选项来创建规则。

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完成后,您将看到一个弹出窗口,如下所示,您可以根据需要自定义规则。

组织规则

请务必记住,Outlook.com会自动选择您定义的规则,并根据它们在规则列表中显示的顺序来实施它们。 这就是为什么重要的是按照它们的重要性顺序来组织你的规则。 只需点击规则旁边的向上和向下箭头,根据需要将它们按顺序放置。

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规则限制

现在,您知道如何创建和组织规则,您需要知道,在Outlook.com Web应用程序中的规则也有一些限制。 您可以创建多少规则有限制。 由于某些原因,您只为您的Outlook.com规则分配64 KB。 对于可以创建多少规则,没有确定的答案,因为规则的大小将根据规则的长度以及已定义的条件和操作数量而有所不同。 一旦达到上限,Outlook.com就会通知您,您无法再创建任何规则。 这是在您需要合并规则或删除不再需要的旧规则时。

除了允许创建的规则数量的限制外,如果您还使用带有规则的Microsoft Outlook桌面应用程序,您可能会收到警告,指出您的规则与桌面应用程序上的规则冲突。 您需要仔细检查以确保您可以禁用冲突规则或在必要时删除它们。

恭喜,您现在已经了解了在Microsoft Outlook Web App中创建,操作和使用规则时需要了解的一切。 在Outlook.com上轻松管理您的数字通信。

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