如何使用Microsoft Word的比较功能

如果您在一个由工作人员组成的协作团队中,或者您只是在处理您自己工作的多个修订版本,那么能够跟踪增量更改非常重要。 在Microsoft Word中,比较工具中内置了比较两个几乎相同的文档中的每个差异的功能。 以下是如何使用它。

首先,打开Word和任何文档文件。 (可以是您正在比较的其中一个,完全是另一个文档,或者只是一个空白项目。)单击屏幕顶部的“查看”选项卡以打开功能区菜单,然后单击“比较”按钮,它将靠近菜单的右侧。

如果另一个菜单打开,再次点击“比较”。 然后在新窗口中,选择您的两个文件:“原始”(或更早)的文件,和“修订”(或更高版本)的文件。 如果在下拉菜单中看不到任何内容,请单击右侧的文件夹图标以使用文件浏览器浏览文档。

在“更改标签”下,您可以设置一个注释来帮助您跟踪哪个差异属于哪个文档。 在这里,我将把它标记为“稍后”,因为这是手稿的最新版本。 您只能将标签添加到修改后的文档中,但您可以使用双箭头图标在它们之间切换。

点击“更多”按钮查看高级选项。 其中大部分都是不言自明的,所有选项默认都是启用的。 请注意“显示更改时间”选项,该选项一次显示一个字符(非常慢)或一次一个字符的个别更改。

单击“确定”。单词将在单个文档中打开一个复杂的选择窗格。 从左到右,你有一个变化列表,一个完整的视图“修订”的文件,左边的红色标记表示变化,双窗格显示原始和修订文件堆叠。 使用鼠标滚轮滚动将一次滚动所有三个主窗格,但是可以使用每个主窗格右侧的滚动条将各个窗格滚动到每个窗格。

“修订”窗格在这里最有用。 它显示了从文档顶部到底部的每个更改,删除的内容以及添加的内容。 查看文本和格式的差异一目了然是一种非常棒的方式。 单击“修订”窗格中的任何条目将立即将其他窗格滚动到相关位置。 整齐!

使用“修订版本”选项卡查找特定版本后,可以右键单击中心窗格中的相关文本。 点击“接受”或“拒绝”(后面跟着相应的动作)分别保留或恢复更改。

您可以将此比较文档保存为单独的文件,不会影响您正在查看的任何文档。 只需点击文件>另存为,然后像保存其他Word文档一样保存。

请注意比较功能不可用如果任一文档具有密码保护或其更改在Word中保护。 您可以通过单击查看>追踪更改来更改单个文档中的此设置。

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