如何使用邮箱清理清除垃圾的Outlook文件夹

Outlook中的邮箱清理是一组旨在消除邮箱垃圾的工具。 您可以使用它来查看邮箱的大小,按大小和日期自动清除项目,并执行一些其他功能。 让我们来看看它们。

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首先,您需要打开该工具。 前往文件>工具,然后单击邮箱清理。

有一些工具可用,我们首先查看邮箱中的数据量。

查看邮箱的大小

您的Outlook邮箱由文件夹 - 收件箱,已发送邮件,存档等组成 - 并且知道文件夹的大小可帮助您查看所有电子邮件的位置。 要查找,请单击“查看邮箱大小”。

这将打开“文件夹大小”窗口,该窗口显示每个文件夹的大小。 默认情况下,它会在“本地数据”选项卡中打开。 本地数据是存储在.pst和.ost文件中的计算机上的数据。

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列显示文件夹的名称,大小和总大小(包括任何子文件夹的大小)。 此视图的最佳部分是它显示您通常不会考虑的文件夹,例如日历。 如果您有几年的约会和会议请求,您可以轻松地在日历中获得相当大的千字节数量,您可以通过删除旧事件来清理它们。

如果要查看邮件服务器上文件夹的大小,请单击“服务器数据”选项卡。 第一次打开此选项卡时,可能需要一段时间才能填充数据。 这是因为Outlook正在联系Exchange服务器,询问文件上的数据(即时计算),然后下载并显示结果。

随后每次打开此选项卡时,数据检索都会快得多,因为Exchange只需执行差异分析,大多数文件夹的大小不会发生太大变化。 加载选项卡后,您将在Exchange服务器上看到文件夹大小。 这可能与“本地数据”选项卡中的大小不同,因为Outlook不一定会将所有邮件下载到您的计算机

例如,在我的本地数据选项卡上,存档文件夹的总大小为116805 kb,但在服务器数据选项卡上,总大小为363399 kb - 相差246594 kb(265 MB)。 这是很多邮件在本地数据中不可见。 这是怎么回事?

默认情况下,Outlook仅在本地客户端上保留一定数量的邮件,以确保您的电子邮件不占用太多空间。 在硬盘大于64GB的计算机上(现在大部分都是这样),Outlook将只保留计算机上去年的电子邮件。 旧邮件保留在电子邮件服务器上,您可以访问它们。 您可以下载旧邮件,并根据需要更改此默认值 请记住,您可以更改默认设置,以便下载较少的邮件,因此如果您正在努力寻找空间,您可能希望将默认值从1年更改为6个月(或更短)。

(注意:这仅影响使用Microsoft Exchange服务器的帐户,如Hotmail,live.com,O365和一些公司帐户。如果您使用Outlook从其他提供商(如Google或Yahoo)下载邮件,则此设置将被忽略,并且所有邮件已下载。)

现在您已知道文件夹包含多少数据,您可以优先考虑清理哪些数据。

搜索旧邮件或大邮件

如果您有许多不同文件夹中的邮件,则可以在整个邮箱中搜索较旧或较大的邮件。

如果您要查找可以删除或从Outlook移动到硬盘驱动器或云服务的大附件的邮件,这非常有用。 例如,如果要查找超过5 MB的所有邮件,可以将“查找大于”项目字段更改为5000 kb,然后单击“查找”按钮。

标准Outlook搜索面板返回一个至少5 MB的邮件列表。

这些结果仅返回电子邮件,但如果您想要投射更宽的网络,则可以将“查看”字段更改为任何特定类型的文件。

从搜索结果中,您可以打开每封电子邮件并将其删除或删除附件。 如果需要保存附件,请不要忘记在删除或删除附件之前保存附件。

启动AutoArchive

您可以为Outlook中的每个单独的文件夹设置自动存档参数, 这是我们之前已经介绍过的一些内容,作为更广泛地保持Outlook平稳运行的一部分。 如果您已设置自动存档规则,则可以通过单击“自动存档”按钮在邮箱清理中启动它们。

此过程会浏览Outlook中的所有文件夹,并应用您设置的所有自动存档规则。 如果你还没有设置,那么你可能会担心意外点击这个按钮,但不要担心 - 默认的自动存档规则是什么都不做。

查看并清空已删除的项目

如果您希望通过将邮件移动到“已删除邮件”文件夹来“软删除”邮件,并且很少将其清空,则此选项适合您。

注意 :有些人喜欢将他们的“已删除邮件”文件夹用作某种存档,在其中丢弃内容并且永远不会清空该文件夹。 这不是一个好主意,因为有很多方法可以轻松地清空“已删除邮件”文件夹。 相反,如果您需要保留消息,请设置存档!

点击“查看已删除邮件大小”以查看已删除邮件占用的空间大小,然后深呼吸并单击“清空”。

这将删除“已删除邮件”文件夹中的所有项目。 如果这让您感到害怕,那么请花一点时间将任何重要的邮件先移动到您的存档中,但您确实应该定期清空已删除的项目而不将其用作存档。

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查看和删除冲突邮件

邮箱清理中的最后一个选项是删除冲突邮件。 这些是Outlook认为与现有电子邮件冲突的电子邮件,因为它们具有相同的标头信息。 通常这是因为Exchange服务器的临时同步问题,您应该能够毫无问题地删除这些电子邮件。 要查看“冲突”文件夹中是否有任何电子邮件,请单击“查看冲突大小”按钮以查看“文件夹大小”窗口的筛选版本。

如果有任何电子邮件,请关闭“文件夹大小”窗口,然后单击“邮箱清理”窗口中的“删除”按钮。

这是邮箱清理工具。 它不是特别华丽,但它是有效和有用的。

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