如何在Outlook中使用对话清理工具

有些人喜欢完全控制他们的Outlook文件夹,电子邮件整齐地分类并存储在逻辑的,最小的文件夹结构中。 我们大多数人都不是这样,所以微软提供了帮助的工具。 其中一个工具是鲜为人知的对话清理工具,它可以删除或移动对话中的冗余电子邮件。 这是它的工作原理。

您可以针对单个对话,文件夹或文件夹及其所有子文件夹运行“对话清理”工具。 它查找冗余的电子邮件,这意味着会话中另一条消息中包含的电子邮件。 然后删除(默认情况下)或将这些电子邮件移动到另一个文件夹,具体取决于您的设置方式。 这有助于防止您的邮箱被同一邮件的多个副本填充。

首先,您需要设置Conversation Clean Up参数。 前往文件>选项>邮件,然后向下滚动到“对话清理”部分。

默认情况下,“对话清除”会删除项目,但如果要将冗余项目移动到文件夹,则可以单击“浏览”并选择要将其移动到的文件夹。 如果您想要仔细检查工具发现的消息确实是多余的,这很方便。 对话清理工具在我们的经验中是可靠的,但有时候自己无法替代检查。

您可以保留其他默认选项,因为它们很有意义,但如果您的情况或偏好不同,请按照您认为合适的方式打开或关闭参数。 按照所需方式进行设置后,单击“确定”返回Outlook。

现在,您需要打开该工具。 在“主页”选项卡上,单击“清理”按钮。 通过下拉菜单,您可以选择清除当前在文件夹,整个文件夹或整个文件夹以及所有子文件夹中选择的对话。

如果不需要“清理对话”选项,也可以通过单击“文件夹”>“清理文件夹”来访问此菜单。

我们现在将使用“清理文件夹”,但无论是清理对话,文件夹还是文件夹及其子文件夹,过程都是相同的。 对于单击选项,您始终可以右键单击“导航”窗格中的文件夹,然后选择“清理文件夹”。

第一次运行此工具时,会弹出一个警告,提供更改设置,运行工具或取消操作的选项。

如果希望工具在不看到此弹出窗口的情况下运行,请启用“不再显示此消息”选项。

单击“清理文件夹”以运行该工具(如果您打开了“不再显示此消息”选项,那么从此时开始,该工具将在您选择后立即运行)。 当工具运行时,如果您第一次在包含大量邮件的文件夹上运行该工具可能需要一段时间,则Outlook底部的栏中会显示状态通知。

您可以在运行时继续使用Outlook。 一旦状态通知消失,该工具就完成了。 它不会告诉你它已经完成 - 该工具被设计为在后台运行以帮助你,而不是用消息轰炸你 - 但它会告诉你它是否找不到要清理的消息。

这里的所有都是它的。 当我们在包含2487封电子邮件的示例文件夹上运行此工具时,它找到了可以删除的502封邮件。 该文件夹中超过五分之一的电子邮件是多余的,因此如果您的空间不足或厌倦了通过对话,这是一个令人大开眼界的工具。

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