如何标记您的电子邮件以获得最大可搜索性

看在膝上型计算机的人电子邮件
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将电子邮件保存在一个大型存档中的问题是再次查找特定邮件。 所以,人们创建一个额外的文件夹,然后两个,然后加载! 使用这些技术而不是文件夹来组织归档。

如何(和为什么)标记您的消息

我们建议您只归档电子邮件 这是组织它的最佳方式。 不要浪费时间将邮件移动到电子邮件客户端的文件夹中 - 将所有内容放在一个存档文件夹中 例如,在Gmail中,只需点击“存档”按钮即可。

但是,如果您没有文件夹,那么如何安排您的邮件以便于检索? 答案很简单:标记。

使用标签而不是文件夹的最大好处是,您不必将电子邮件归档到一个文件夹中。 通过标记,您不再需要确定有关客户端项目上的供应商问题的邮件是否位于供应商文件夹,客户端文件夹,项目文件夹或经验教训文件夹中。 您只需将相应的标签添加到电子邮件中,然后您就可以轻松地再次找到它,无论您是要查找与该供应商,客户等相关的电子邮件。

如果您从基于文件夹的系统迁移到单个存档,则标记是之后能够查找内容的关键。 您可以批量标记,因此如果您有一个客户端文件夹,则可以在将其移入存档之前使用该客户端的名称标记其中的每个项目。 通过这种方式,您可以确保再次轻松找到它。

最重要的是,标签在(几乎)每个现代电子邮件应用程序中都很简单。 即使您最终保留文件夹,标记也非常有用,我们仍然建议您这样做。

在Outlook中分类

在Outlook中,标记称为“分类”。您可以根据需要创建任意数量的类别,为其分配颜色,然后将其应用于Outlook电子邮件,日历事件,任务,备注甚至联系人中的任何内容。 这不仅可以轻松搜索,还可以使用颜色突出显示Outlook内容。 例如,如果您为项目创建一个类别并给它一个特定的颜色 - 比方说紫色 - 您可以使用该类别标记每个相关项目。 如果不阅读任何内容,您就会知道每个紫色电子邮件,日历事件,任务,备注或联系人都与该项目相关联。 类别尚未进入Outlook移动应用程序,因此您必须在客户端或Web应用程序中进行分类。

对邮件进行分类时,您可以通过选择所有电子邮件(使用Ctrl + A键盘快捷键),然后选择所选的类别或类别,对单个文件夹中的所有内容进行分类。 您甚至可以更改存档文件夹视图,以便按类别对邮件进行分组,这将模仿文件夹结构。 然后,您将获得标记文件夹视图的好处。

在Gmail中标记

在Gmail中,标记称为“标记”,它适用于网络和移动应用。 就像在Outlook中一样,您可以根据需要创建任意数量的标签 (有点限制为5,000,之后Google表示您可能会遇到性能问题,但很少有人会这样做)并为其分配颜色。 您还可以创建过滤器,根据您想要的任何条件自动标记电子邮件

标签已成为Gmail体验中直观且不可或缺的一部分,主要是因为您无法添加文件夹。 因此,获取标签并观察您的邮箱将变得完全不同 - 并且更好。

在Apple Mail中举报

Apple Mail中的标记被称为“标记”。与Outlook不同,您仅限于现有的七个标记,因此无法摆脱它:Apple在这里做得不是很好。 然而,在他们的辩护中,他们确实很难推动智能文件夹。 虽然这些不像标签那么简单或快速,但您可以使用一个系统对电子邮件进行分组。 我们已经介绍了智能文件夹 ,我们知道它们有效,但是我们在这里介绍的三个电子邮件应用程序中,Apple Mail最不适合单个存档方法。

相关: 组织电子邮件的最佳方式:归档他们

让我们来搜索

无论您是使用电子邮件客户端(如Microsoft Outlook或Apple Mail),网络界面(如Gmail或Yahoo! Mail),还是手机上的邮件应用,搜索都是您的朋友。 大多数情况下,名称或标签(或两者的组合)足以找到您要找的东西。 例如,您可以搜索“Joe BBQ”,查找Joe发来的关于他下周烧烤的电子邮件,或者“Project Alpha”查找标有“Project Alpha”的所有电子邮件。但是有很多先进且简单的信息。 - 搜索技术,以帮助您找到那些埋藏在相似结果堆中的电子邮件。

使用Outlook搜索

Outlook的搜索功能过去有点粗略,但那些日子已经过去了。 现在,在Outlook客户端,Web界面或移动应用程序中进行搜索非常快速和准确。 但是,客户端包含最强大的搜索工具,如果您有一个特别精致或复杂的搜索查询,那么这就是您要去的地方。

“搜索”框位于主邮件窗格上方,始终可用。

Outlook搜索框

我们已经介绍了如何将搜索位置从当前文件夹更改为之前的其他Outlook区域。 您还可以通过右键单击收件箱中的邮件,选择“查找相关”,然后选择“此对话中的邮件”或“来自发件人的邮件”,快速查找与当前发件人相关的邮件。

“查找相关”菜单选项,突出显示“来自发件人的邮件”

Outlook将在对话中或发件人中找到之前的任何电子邮件,并显示它们。

如果您定期执行相同的搜索,则可以创建自定义动态搜索文件夹,以便在每次打开时执行相同的搜索。 这些对于查找具有特定关键字或特定属性(如大小,附件或类别)的新电子邮件特别有用。

要执行更复杂的搜索,可以使用“高级查找”选项。 这在“搜索”选项卡中,仅在单击“搜索”框时显示。 在搜索选项卡中,单击搜索工具>高级查找。

“高级查找”菜单选项

这将打开“高级查找”面板,您可以在其中选择要搜索的条件。

“高级查找”面板。

使用“更多选择”和“高级”选项卡可以访问其他条件。 高级查找选项非常大,使用您几乎肯定不知道存在的属性。 例如,这里是您可以选择的高级>所有邮件字段。

“所有邮件字段”选项,其中有很多。

您可以使用“高级查找”从存档中检索任何电子邮件,即使对于复杂的查询,也可以非常快速地执行此操作。

请注意,如果您使用的是Microsoft电子邮件帐户,则默认情况下Outlook仅会同步最近12个月的邮件,但如果需要,您可以将其更改为包含所有电子邮件。

使用Gmail搜索

不出所料,Gmail的搜索在网络界面和移动应用程序中都快速而准确。 您可以搜索大量关键字,例如“from”,“to”,“newer_than”,“older_than”,“label”等等。 Web界面不是要求您记住所有这些,而是​​提供了一个下拉过滤器, 我们之前已经深入介绍过。

在移动设备中,您可以以相同的方式在搜索框中输入搜索字词,但在撰写本文时,过滤器下拉列表不可用。 如果您需要在旅途中进行高级搜索,您仍然可以访问gmail.com并在那里打开您的邮件。 有一个完整的Gmail搜索运算符列表,所有这些都可以在Web界面和移动应用程序中使用。 如果你能掌握这些,你很快就会成为Gmail的老大。

使用Apple Mail Search

Apple Mail没有与Outlook相同的高级查找功能,但它确实具有一个显着优势 - 您可以使用Spotlight搜索电子邮件。 如果您是Spotlight用户(并且您应该是 ),则可以直接从那里搜索邮件。 您还可以设置智能邮箱 ,这有点像Outlook的动态搜索文件夹。

在标记和搜索之间,您应该能够在任何邮件应用程序中快速找到大多数邮件。 Outlook可能具有最有效的标记,因为它涵盖任何项目,而不仅仅是邮件,Gmail的搜索是首屈一指的。 Apple Mail不一定能与这两者竞争,但虽然它的标记不是很好,但搜索和自动过滤都非常好。

为您选择合适的邮件应用程序并进行组织!

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