如何将电子邮件(和其他项目)保存为Microsoft Outlook中的文件

您可以将Outlook电子邮件,联系人和约会保存为单个文件。 保存这些项目可以帮助您以后更快速,更轻松地访问它们。 这是备份或共享某些消息的便捷方式,或者只是让它们易于访问。

如何将电子邮件另存为文件

首先,我们来看看如何将消息保存为Outlook中的文件。 如果您希望在计算机上备份电子邮件副本(或复制到另一台计算机),或者如果您希望稍后将该消息用作模板以用于将来的消息,则此功能非常有用。

首先打开要保存的消息。 在电子邮件窗口中,单击功能区上的“文件”菜单。

选择“另存为”命令。

在“另存为”菜单中,导航到要保存文件的位置,然后键入文件的名称。 默认情况下,Outlook使用邮件的主题行命名,但您可以将其更改为您想要的任何内容。

您还可以使用“另存为类型”下拉菜单将消息另存为不同类型的文件。 默认值为Outlook邮件格式。 如果选择该选项,则只需双击该文件即可再次在Outlook中将其打开。 但是,您还可以选择其他一些选项:

  • 仅文本 :当您将邮件另存为纯文本文件时,您只是保存文字,而不是任何格式或图像。
  • Outlook模板 :将邮件另存为Outlook模板意味着您可以将格式应用于将来的电子邮件。 当您打开文件时,Outlook会创建一条新消息,其中包含该文件的内容,然后您可以在其中进行寻址和发送。
  • HTML :将邮件另存为HTML文档意味着您要保存要在网页中查看的电子邮件。 您将能够在任何Web浏览器中打开该消息。
  • MHT :MHT文件是网页存档文件。 与HTML文件一样,它可以在Web浏览器中查看。 与MHT文件不同,HTML文件将所有文本,代码,图像和其他媒体保存到一个文件中。

完成后,单击“保存”按钮。

您的消息现在保存为文件。

如何将电子邮件另存为PDF

您还可以使用Microsoft的Office内置PDF打印机将您的电子邮件另存为PDF。 保存为PDF是一种很好的方法,可以使用所有正确的格式保存您能够阅读的邮件的备份副本。

在消息窗口中,单击功能区上的“文件”菜单。

单击“打印”命令。

单击“打印机”下拉菜单,然后选择“Microsoft打印到PDF”选项。

请注意,如果您的计算机上安装了另一个PDF创建应用程序(或者如果您使用的是macOS),则此处的选项可能会有所不同。 例如,如果安装了Adobe,则可能会看到“Adobe PDF”选项。 这也会起作用。

接下来,单击“打印”按钮。

在打开的“将PDF另存为”窗口中,选择要保存PDF的位置,键入文件名,然后单击“保存”按钮。

您现在已将电子邮件另存为PDF格式。

请注意,由于您只是打印到PDF渲染引擎,因此将相同的方法用于将Outlook中的任何项目(联系人,约会等)保存为PDF的方式完全相同。

如何将联系人保存为文件

您还可以使用Outlook将联系人保存为文件。 它与保存消息几乎相同,可用于备份单个联系人或将其移动到新计算机。 联系人也保存为Vcard文件(CVF) ​​- 许多其他与联系人一起使用的应用程序使用的格式。 这也可以轻松地将联系人转移到另一个应用程序,或将联系人的信息发送给其他人,以便他们可以将其导入他们使用的任何应用程序。

在“联系人”窗口中,单击主功能区上的“文件”。

单击“另存为”命令。

在“另存为”窗口中,导航到要保存联系人文件的位置,并根据需要更改名称。

与消息一样,您可以从“另存为类型”下拉菜单中选择几种不同的文件格式:

  • 仅文本 :当您将联系人保存为纯文本文件时,您只是保存单词,而不是任何格式或图像。
  • 富文本格式 :将联系人保存为富文本文件意味着您可以在文件中保存多种不同类型的格式,如粗体和斜体,以及图像。 如果您的联系人卡片上有图片,则此格式非常有用。
  • Outlook邮件格式 :当您以Outlook邮件格式保存联系人时,可以在Outlook中打开它(即使在另一台计算机上),它也可以像任何其他Outlook联系人一样工作。 但是,如果将其保存为默认的VCF格式,它的行为方式将相同,因此这里没有太大的优势。

完成后,单击“保存”按钮。

您现在已将联系人保存为文件。

如何将约会(或整个日历)保存为文件

就像其他Outlook项目一样,您也可以将约会保存为文件。 虽然备份保存的个人约会副本并不是那么有用,但Outlook确实支持vCalendar标准,这意味着您可以保存约会,将其发送给其他人,然后他们可以将其导入到其他受支持的应用程序中。

打开要保存的约会。 在约会窗口中,单击功能区上的“文件”菜单。

单击“另存为”命令。

导航到要保存约会文件的位置,然后为其命名。

与消息和联系人一样,您可以从“另存为类型”下拉菜单中选择几种不同的文件格式:

  • 仅文本 :当您将约会保存为纯文本文件时,您只是保存文字,而不是任何格式或图像。
  • Outlook模板 :将约会保存为Outlook模板意味着您可以将格式应用于将来的日历或日历约会。
  • Outlook邮件格式 :以Outlook邮件格式保存约会时,您可以再次在Outlook中打开它,即使在另一台计算机上也是如此。
  • HTML :将邮件另存为HTML文档意味着您要保存约会以在网页中查看。
  • MHT :MHT文件是网页存档文件。 与HTML文件一样,它可以在Web浏览器中查看。 与MHT文件不同,HTML文件将所有文本,代码,图像和其他媒体保存到一个文件中。
  • iCalendar格式: iCalendar是另一种日历标准,可让您将日历信息传输到不同的日历应用程序。

选择是要保存单个约会还是整个日历。 保存整个日历将保存当前Outlook日历中的所有数据。

完成后,单击“保存”按钮。

您现在已成功保存约会或日历。

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