如何减小Microsoft Word文档的大小

Word文档可以获得巨大的,异常长的复杂文档,其中包含大量嵌入的图像,字体和其他对象。 但是看起来文件似乎没有任何理由而变得无法控制。 如果你正在处理一个巨大的文档,这里有一些你可以尝试减少其文件大小的东西。

当你有一个有点太大的Word文档时,你要尝试的第一件事是压缩其中的图像。 这部分是因为像How-To Geek这样的网站已经编写了全面的文章来解释如何做到这一点 ,部分原因是,图像似乎总是超出理由而增加Word文档的大小。 你仍然应该继续按照我们在那篇文章中写的提示,因为如果你有图像,他们会帮助你。

但是如果你没有图像,或者你已经遵循了这些技巧并且需要更多地减小文件大小,那么我们已经为你提供了保障。 我们有很多要分享的技巧,所以我们将它们分解为肯定有助于减少Word文档大小的内容,可能有用的内容以及一些您不应该打扰的常见建议。

让我们开始吧。

绝对有助于减少文档大小的提示

并非您发现的每个提示都对您有用。 有时这是因为它们不适用于您的情况(如果您没有图像,那么压缩图像的提示将无法使用)但有时提示只是完全错误。 我们测试了本节中的所有提示,因此我们知道它们有效。

将您的文档转换为DOCX格式

Microsoft在Office 2007中发布了DOCX格式 ,因此如果您仍在使用.doc格式,则需要进行转换。 较新的.docx文件类型本质上通过压缩文档内容充当ZIP文件,因此只需将.doc文件转换为.docx格式即可使文档更小。 (顺便说一下,这也适用于其他Office格式,如Excel(.xls到.xslx),PowerPoint(.ppt到.pptx)和Visio(.vsd到.vsdx)。)

要转换.doc文件,请在Word中打开它,然后单击文件>信息>转换。

在出现的提示上单击“确定”,单击“保存”按钮,Word将您的文档转换为.docx。 Word通过以新格式创建文档的全新版本来完成此转换,因此您仍然可以使用旧的.doc版本。

我们使用包含六个图像,各种表格和格式标记的20页.doc示例文件对此进行了测试。 原始.doc文件为6,001KB,但转换后的.docx文件仅为721KB。 这是原始尺寸的12%。 我们在下面建议的其他任何内容都不会减少您的文件大小,因此如果您有.doc文件,您可以转换为.docx,您的工作可能会完成。

插入图片而不是复制和粘贴它们

当您将图像复制并粘贴到文档中时,Word会对如何处理它做出某些假设。 其中一个假设是您希望粘贴的图像是BMP格式,这是一种大文件类型,或者有时是PNG,它仍然非常大。 一个简单的替代方法是将图像粘贴到编辑程序中,将其另存为JPG等较小格式,然后使用“插入”>“图片”将图像插入到文档中。

将下面的小屏幕截图直接粘贴到另外空白的Word文档中,使该文档的大小从22 KB跳到548 KB。

将该屏幕截图粘贴到Paint中,将其保存为JPG,然后将该JPG插入空白文档,导致文档仅跳转到331 KB。 那个小了40%。 更好的是,使用GIF格式导致文档缩小了60%以上。 按比例放大,这是10 MB文档和4 MB文档之间的差异。

当然,你不能总是逃避这一点。 有时候,你需要更好的图像质量,像BMP和PNG这样的格式可以提供。 但如果它是一个小图像或你不需要超高质量,使用较轻的重量格式和插入图片可以帮助。

在保存图像的同时,进行编辑

在Word中编辑图像时,它会将所有图像编辑存储为文档的一部分。 如果您在文档中裁剪图像 ,则意味着Word仍保留完整的原始图像。 将图像更改为黑白 ,Word仍保留原始的全彩图像。

这会不必要地增加文档的大小,因此当您对图像进行更改,并且确定不需要还原这些图像时,可以让Word 丢弃编辑数据

但是,除了从文档中删除不必要的数据之外,最好不要在文档中包含那些不必要的数据。 您可以进行任何编辑,甚至是简单的编辑,例如裁剪或添加箭头,最好在将图像插入文档之前在图像编辑器中完成。

一次压缩所有图像

是的,我们在开始时说过这篇文章是关于减少文件大小的其他方法,但是关于这个主题的大多数文章都告诉你如何一次压缩一个图像(包括我们的文章 ),并在这里找到How-To Geek我们都在寻找更好的办法。

单击文件>另存为>更多选项。 (如果已启用AutoDave的OneDrive,则可能有“保存副本”而不是“另存为”。)

这将打开“另存为”对话框,您可以在其中访问其他一些选项。 单击工具>压缩图片。

这将打开“压缩图片”面板,您可以在其中决定要一次应用于所有图像的压缩。

“仅应用于此图片”选项显示为灰色,因为这是一个全有或全无的工具 - 您保存文档时所有图像都将应用这些选项,否则它们都不会。 因此,如果您想为不同的图像选择不同的选项,这将不适合您。 但如果您想一次性压缩所有图像,这是可以使用的选项。

选择您的选择,单击“确定”,然后保存文档的新版本,并压缩所有图像。

停止在文档中嵌入字体

除非你在很远的地方使用来自银河系的不寻常的字体 ,否则几乎可以肯定的是,与你共享文档的任何人都可以使用他们的Word(或像Libre Office这样的免费替代品)来阅读它。 那么为什么要通过嵌入字体来浪费文件中的空间? 通过转到文件>选项>保存并关闭“在文件中嵌入字体”选项来阻止这种情况发生。

你可能会认为这不会产生太大的影响,但你错了。 如果您打开了字体嵌入并关闭了“请勿嵌入常见系统字体”选项,则文件大小的差异几乎为2 MB。 即使打开了“不嵌入常见系统字体”(这意味着不包括Calibri,Ari​​al,Courier New,Times New Roman等字体),该文件仍然大约增加1.3 MB。

所以,是的,停止在文档中嵌入字体。

相关: 如何在Word中设置默认字体

如果可以,请停止嵌入其他文件

我们最近向您展示了如何在Word文档中嵌入或链接Excel电子表格 (您也可以使用其他文件,如PowerPoint演示文稿或Visio图表)。 如果您可以链接到电子表格而不是嵌入它,那么您将节省大部分Excel文件的大小。 您不会保存所有内容,因为链接的电子表格仍会添加一些大小,但是您的文档使用链接要比完全嵌入要小得多。 当然,链接和优点也有缺点,因此在执行此操作之前,请务必阅读该文章以了解它们。

停止存储文档的缩略图

回到当天,Word允许您存储文档的缩略图图像,以便Windows可以在文件资源管理器中显示预览。 目前,文件资源管理器可以单独执行此操作,不需要Word提供帮助,但该选项仍在您的文档中。 在我们的721KB测试文档中,启用此选项会将文件大小增加到3247 KB。 这是原始文件大小的4.5倍 - 什么都不是。 您可以在文件>信息>属性>高级属性中找到此设置。

关闭“保存所有Word文档的缩略图”复选框,然后单击“确定”。

这个选项的名称有点误导,因为在这里关闭它只影响你打开的文档,即使它说“所有Word文档。”如果在创建文档时默认打开它,那么你我需要在Normal.dotx模板中将其关闭,如果你不确定如何,微软已经提供了很好的指导

您也可以在“另存为”对话框中关闭此设置,在此对话框中称为稍微更正确的“保存缩略图”。

从您的文档中删除个人和隐藏的信息

个人信息不仅增加了文档的大小,而且还可能为读者提供您不希望他们拥有的信息。 可能还有一些信息被格式化为隐藏,如果您不需要文档中的隐藏文本,为什么不摆脱它呢?

通过前往“文件”>“信息”>“检查问题”,然后单击“检查文档”按钮,从文档中删除此不必要的信息。

确保已打开“文档属性和个人信息”,然后单击“检查”。当检查器运行完毕后,单击“文档属性和个人信息”部分中的“全部删除”。

此操作将我们的测试文件大小减少了7 KB,因此数量不大。 但是,从文件中删除个人信息是一种很好的做法,所以无论如何你都应该这样做。 请注意,删除后无法恢复此数据,因此请确保在删除数据之前将其删除。 您可以对“隐形内容”和“隐藏文本”选项执行相同的操作,但这只会使您的文件变小,如果您有隐藏内容。

关闭自动恢复(如果你敢)

Word的一大功能 - 事实上,每个Office应用程序的一个重要功能 - 是AutoRecover。 此功能可在您工作时定期备份文件,因此如果Word崩溃或计算机意外重启(例如Windows在一夜之间进行系统更新),您将在下次启动时看到自动恢复的打开文档版本字。 当然,所有这些版本都会增加文件的大小,因此如果关闭“自动恢复”,则文件会更小。

转到文件>选项>保存,然后关闭“每[x分钟]保存自动恢复信息”选项。

这不会立即产生影响,但它会阻止在您处理文件时将新的AutoRecover版本添加到文件中。

请注意,您将不再拥有自动恢复版本,因此如果Word意外崩溃或关闭,您将失去自上次保存以来的所有工作。

将所有内容复制到全新的文档中

当您处理文档时,Word会在后台保存各种内容以帮助您。 我们已经展示了如何在可能的情况下关闭它们,以及如何删除Word收集的数据,但是文档中可能仍然存在您不需要的内容。 如果您发现自己受到这种文档大小蠕变的影响,您可以创建一个新文档,然后将所有内容复制到它。

首先创建一个新的空白文档。 按Ctrl + A选择当前文档中的所有内容。 在新文档中,按Ctrl + V粘贴所有内容。 这会复制您需要的所有文本,部分,格式,页面布局选项,页码编号。

您的新文档将不具有任何以前的后台保存,自动恢复信息或以前的版本,这应该会减小文件大小。

请记住,执行此操作将复制图像中的任何编辑数据,因此您可能希望先将其从原始文档中删除,然后再将所有内容复制到新文档中。 如果你不这样做,那没什么大不了的。 您仍然可以从新文档中删除它。

我们无法告诉你这将节省多少,因为它可以是从几千字节到很多兆字节的任何东西,但如果你想从你的文档中剥离尽可能多的脂肪,它总是值得做的。

作为奖励,我们还看到这个复制/粘贴到新文档技巧解决Word文档中的奇怪错误,否则难以追踪。

可能有助于减少文档大小的提示

一些提示似乎会有所帮助,但我们无法得到积极的结果。 我们并不是说它们不会帮助减少文件大小,但似乎您需要一组特定情况才能从中获益。 我们强烈建议您首先尝试上一节中的提示,然后根据需要进行操作。

关闭后台保存

文档越复​​杂,保存后的时间越长,单击“保存”按钮时保存的时间就越长。 为了解决这个问题,Word在“文件”>“选项”>“高级”中设置了一个名为“允许后台保存”的设置。

默认情况下启用此设置,并在您处理文档时将文档保存在后台。 我们的想法是,当您单击“保存”时,保存的更改将会减少,因此可以更快地节省更多。 这在很大程度上是对Word占用相当大量系统资源的日子的回归,而在现代系统上,它可能不是必需的,特别是如果你不编辑非常长或复杂的文档。

陪审团不知道这是否会对文件大小产生影响。 使用此设置打开文档对我们的测试文档的大小没有任何影响(而打开AutoRecover 确实会增加文件大小)。 无论“允许后台保存”是打开还是关闭,在大约30分钟的时间内进行修改也不会导致文档大小明显改变。 没有关闭它会改变文档保存的速度。

简而言之:这一个取决于你。 如果将其关闭不会减小文件大小,请将其保留,因为Word自动保存文档所做的任何事情都是好事。

转换为RTF,然后转换回DOCX

RTF代表富文本格式 ,它是文档的开放标准,提供比纯文本更多的格式,但不是DOCX的所有花俏。 将DOCX转换为RTF的想法是它剥离了所有额外的格式和任何隐藏数据,这样当您将RTF保存为DOCX文件时,文件大小会更小。

将我们的20页721 KB测试文档转换为RTF将文件大小转换为19.5 MB(因此,如果您想要一个小文件,请不要使用RTF)。 将其转换回DOCX会产生一个714 KB的文件。 这是一个7 KB的节省 - 不到1% - 并且由于RTF无法处理我们使用的一些简单的表格式,我们不得不重新格式化...。这使得大小恢复到721 KB。

这似乎不会对您的文档有很多好处,特别是当现代DOCX具有RTF无法处理的格式化功能时。

转换为HTML,然后转换回DOCX

这与转换为RTF的想法相同,只是HTML是一种Web格式。 我们的转换测试显示与使用RTF几乎相同的结果。

我们在721 KB DOCX文件上尝试了这个,并将其转换为383 KB的HTML文件。 将其转换回DOCX会产生714 KB的文件。 这节省了1%,但它确实搞乱了格式化,特别是标题,这些都必须重做。

解压缩文档并压缩它

DOCX文档是一个压缩文件,就像您使用7-Xip或WinRar制作的存档一样。 这意味着您可以使用其中一个工具打开它并查看所有内容。 您可能会看到一个提示是从DOCX中提取所有文件,将它们添加到压缩存档,然后将该存档重命名为DOCX文件扩展名。 嘿presto,你有一个被压缩的Word文档! 从理论上讲,这听起来似乎有道理但是使用7-Zip和WinRar以及各种存档格式我们发现每次我们尝试打开我们创建的.docx文件时,Word都告诉我们该文件已损坏。

这个想法可能有一些优点 - 我们的721 KB文件最终只有72 KB - 但我们不会推荐它,除非你想花很多时间玩它来尝试让它工作。 另外,保存可能仅仅是因为压缩过程已经删除/压缩了阻止Word打开文档的东西,但我们无法确定。

通常建议的提示可能不会有任何区别

互联网上有一些建议, 听起来很合理但不会产生太大影响。 这并不是说你不应该尝试它们,只是你不应该期望对文档的大小产生太大影响。

删除文档的先前版本

Word会在您处理文档时保留以前版本的文档。 这是AutoSave功能,有些人建议通过转到文件>信息>管理文档并删除任何旧版本来删除它们。

但是,这样做是没有意义的,因为那些旧版本存储在Windows文件系统中,而不是存储在Word文档中。 删除它们不会使您的文档变小。 如果要从文档中删除任何以前的版本信息,请将内容复制到全新文档或执行文件>另存为以保存到新文档,如我们之前建议的那样。

仅粘贴文本,而不是格式化

如果要将一个文档复制并粘贴到当前文档中,可以使用不同的粘贴选项。

单击“粘贴”按钮(或按Ctrl + V)时使用的默认选项是“保持源格式”。这会复制非默认字体和格式,如粗体,斜体等。 但是,如果您单击“仅保留文本”选项,这将理论上 - 通过删除格式来减小文件大小。

我们尝试使用一个20页的文档,该文档在每个页面上都应用了不同的格式,并且每页的平均大小差异不到2 KB。 如果你有一个250页以上的文档,这可能是很重要的,它总共大约0.5 MB,但你真的会有一个没有格式的250页Word文档吗? 可能不是,因为它几乎是不可读的,所以当你重新添加格式时,你会失去你的积蓄。

此方法的任何好处可能都取决于我们上面给出的提示 - 将整个文档复制并粘贴到新文档中以删除以前的版本,旧的编辑更改等等。

更改页面大小

Word为您提供了更改页面大小的选项,方法是转到布局>大小并更改默认的“字母”大小。 有一些提示浮出水面说如果你选择一个较小的,但类似“A4”的尺寸,其他读者将不会注意到,并且你得到一个小的节省。

我们尝试使用一个20页的文档,使用“Letter”大小为721 KB。 我们将尺寸更改为“A4”,“A5”(尺寸为“A4”的一半)和“B5”,我们的文档每次都保持稳定的721 KB。 换句话说,它根本没有对文件大小产生任何影响。

停止嵌入语言数据

“文件”>“选项”>“高级”中有一个名为“嵌入语言数据”的设置,您将在各个地方看到提示您关闭此功能的提示。 从表面上看,这听起来很合理 - 额外的语言数据不会增加文档的大小吗?

简而言之,如果您使用的是现代.docx文件,答案就是否定的。 Word处理幕后的语言数据,它不占用文档中的任何空间。

关闭此选项可能会对较旧的.doc文件产生轻微影响,但即使这样,只有当您使用手写工具并且Word有一些“手写识别更正信息”才能存储时 否则,它根本没有任何区别。


这是我们相当全面的方法列表,您可以将Word文件缩小到大小,但我们总是在寻找新方法来尝试(或揭穿)。 如果您知道我们错过的技术,请在评论中消失,我们会检查出来!

赞 (0)
分享到:更多 ()