如何快速将电子邮件转变为任务

手在笔记本上写一个待办事项列表。
非洲工作室/ Shutterstock

如果您使用OHIO(仅处理一次)来分类您的电子邮件 ,您可能希望将一些电子邮件转换为任务。 以下是如何快速有效地执行此操作,以便您可以继续处理其他电子邮件。

让它快速简便

您的收件箱不是待办事项列表; 这是一个收件箱。 将电子邮件留在收件箱中很有诱惑力,因为它更容易,但是您需要完成的任务都隐藏在收到的大量电子邮件中。

这就是人们遇到麻烦的原因。 将电子邮件转换为任务的手动过程通常如下所示:

  1. 打开您首选的待办事项列表管理器。
  2. 创建一个新任务。
  3. 将电子邮件的相关部分复制并粘贴到新任务中。
  4. 设置详细信息,例如优先级,截止日期,颜色代码以及您使用的任何其他内容。
  5. 保存新任务。
  6. 存档或删除电子邮件。

这是六个步骤,只是为了在待办事项列表中添加内容。 难怪你最终收到的电子邮件会使你的收件箱变得混乱。 如果你可以将这六个步骤减少到四个怎么办? 还是三个?

好吧,你可以! 我们将向您展示如何。

相关: 忘记收件箱零:使用OHIO来分类您的电子邮件

某些电子邮件客户端比其他人更适合创建任务

有许多客户端可用于管理您的电子邮件,正如您所料,有些客户端在创建任务时比其他客户端更好。

对于网络客户端,Gmail可以很好地完成工作。 Tasks应用程序是内置的,很容易将邮件转换为任务。 甚至还有一个键盘快捷键可以直接从邮件创建任务 - 无需鼠标。 如果您不想要桌面客户端,Gmail可能是您最好的选择。

对于Windows桌面客户端,Outlook获胜。 Thunderbird确实有一些内置的任务管理功能,它们并不坏,但Outlook更加流畅,并允许您连接到无数的第三方应用程序。 如果由于某种原因无法使用Outlook,Thunderbird是一个不错的选择。 但是,如果您已经使用第三方待办事项列表管理器,Thunderbird将不会削减芥末。

在Mac上,图片有点不太正面。 与Gmail和Outlook相比,Apple Mail的任务管理效果不佳。 如果您想在桌面客户端上管理任务,最好的选择可能是Thunderbird for Mac 或者,您可以向第三方待办事项列表管理员发送电子邮件并在那里进行管理。

对于移动应用程序,Gmail和Outlook的工作方式基本相同。 既没有Web或客户端版本的任务创建工具,但它们都自动将加载项转移到第三方应用程序。 因此,如果您在Trello中管理任务并将加载项安装到Gmail或Outlook客户端,那么当您打开相应的移动应用程序时,它也会自动可用。 此外,当您向Outlook安装加载项时,它会自动安装在桌面客户端以及移动和Web应用程序上。

与在Mac上一样,拥有iPhone并希望使用Apple Mail的人不会从移动应用中获得太多收益。 您可以使用Gmail或Outlook客户端,但如果您想将手机中的任务与Mac同步,则它们没什么用处。

因为Gmail和Outlook是这种特殊作物的精华,我们将专注于那些。 如果您有一个最喜欢的客户端,可以很好地处理任务创建,请在评论中告诉我们,我们将会看一看。

从Gmail创建任务

Google提供了一个名为“任务”的应用程序,该应用程序内置于Gmail。 这是一个简单的待办事项列表管理器,只有极少的选项,尽管有一个移动应用程序可以为您提供更多的自定义选项。 如果您需要与Gmail收件箱紧密配合的简单操作,则任务是一个不错的选择。 将电子邮件转换为任务非常简单:打开电子邮件,单击任务栏中的“更多”按钮,然后选择“添加到任务”。

单击“更多”,然后选择“添加到任务”。

如果你是一个快捷方式的人,Shift + T会做同样的事情。 任务应用程序将在侧栏中打开,显示您的新任务。

Gmail任务应用。

如果需要编辑任务以添加截止日期,其他详细信息或子任务,请单击“编辑”图标。

单击“编辑”图标。

没有必要保存更改,因为它是自动完成的。 完成后,单击“收件箱”中的“存档”按钮(或使用键盘快捷键“e”)将电子邮件移动到存档。

单击“存档”按钮。

这是三个简单的步骤:

  1. 单击“添加到任务”选项(或使用Shift + T快捷键)。
  2. 设置截止日期,其他详细信息或子任务。
  3. 存档(或删除)电子邮件。

作为奖励,您可以将Chrome设置为在打开新标签页时显示您的任务。 有一个适用于任务iOS和Android应用程序 在移动应用程序中创建任务与在Web应用程序中一样容易。 单击邮件顶部的三个点,然后选择“添加到任务”。

点按“添加到任务”。

这会立即创建一个新任务。

如果Google Tasks没有您需要的所有内容,或者您​​已经对其他待办事项管理员感到满意,那么可能会有一个Gmail加载项。 目前,有流行的待办事项应用程序的插件,如Any.do,Asana,Jira,Evernote,Todoist和Trello,以及其他(虽然不是Microsoft To-Do或Apple Reminders)。

我们之前已经介绍过一般安装Gmail加载项,特别是Trello加载项。 不同的加载项为您提供了不同的选项,但所有待办事项列表加载项通常允许您直接从选定的电子邮件添加任务。 待办事项列表加载项也可用作自动同步的Web和移动应用程序。 就像“任务”一样,您可以在Gmail移动应用中访问加载项。

Gmail移动应用会显示突出显示Trello加载项的电子邮件。

从Outlook创建任务

Outlook有一个名为Tasks的内置应用程序,它也可以作为Office 365中的Web应用程序使用。事情变得有点复杂,因为早在2015年, 微软就收购了Wunderlist ,这是一个受欢迎的待办事项管理器。 在过去的四年里,它将其转变为一个名为(可能有点缺乏想象力)Microsoft To-Do的新Office 365网络应用程序。 它最终将取代Outlook中的内置任务功能。

相关: Office 365附带哪些应用程序?

但是,现在,Tasks仍然是Outlook待办事项管理器,并且在此更改时没有定义的日期或Outlook版本。 我们只是提到这一点,因为如果你使用O365,你会发现你添加到Outlook任务的任何任务也出现在Microsoft To-Do中。 待办事项尚未显示您可以添加到任务的所有数据,但在某些时候,它会显示。

目前,Microsoft Tasks是内置的Outlook任务管理器,因此我们将重点关注它。

使用Outlook桌面客户端

这是微软传统上擅长的地方,他们也不会让你失望。 有多种方法可以从电子邮件创建任务以满足各种口味。 您可以:

  1. 将电子邮件拖放到“待办事项”窗格中。
  2. 从右键单击上下文菜单将电子邮件移动或复制到“任务”文件夹中。
  3. 使用“快速步骤”创建任务。

我们将专注于使用快速步骤,因为这为我们的降压提供了最大的帮助,并且您可以为快速步骤指定键盘快捷键以获得良好的衡量标准。

如果您以前从未使用过Outlook任务,请查看我们的待办事项窗格指南,以便您可以在邮件旁边看到您的任务。

打开待办事项窗格后,我们将创建一个快速步骤,将电子邮件标记为已读,创建任务并将电子邮件移至存档。 我们还将添加键盘快捷键,因此您无需使用鼠标从电子邮件创建任务。

快速步骤允许您为单个按钮单击(或键盘快捷键)定义多个操作。 它们易于创建,甚至更易于使用,但如果您之前没有检查过它们,我们就会对它们一个明确的指导 阅读完本指南后,请创建一个新的“快速步骤”,然后添加以下操作:

  1. 使用消息文本创建任务。
  2. 标记为已读。
  3. 移至文件夹(并选择存档文件夹作为要移动到的文件夹)。

Outlook“编辑快速步骤”面板。

为它选择一个键盘快捷键并为其命名(如“创建任务和存档”),然后单击“保存”。现在可以在主页>快速步骤部分中看到它。

突出显示“创建任务和存档”快速步骤。

现在,只要您想将电子邮件转换为任务,只需单击“快速步骤”(或使用键盘快捷键),它就会创建一个新任务。 它从电子邮件的主题行中获取标题,并且电子邮件的正文成为内容。

编辑所需的任何详细信息(Outlook任务中的自定义选项比Gmail任务中的要多得多),然后单击“保存并关闭”。

点击“保存并关闭”。

与Gmail不同,您需要保存新任务,但与Gmail不同,Quick Step会为您存档电子邮件。

这也是Outlook的三个简单步骤:

  1. 单击“快速步骤”(或使用您指定的快捷方式)。
  2. 根据需要设置任何选项或详细信息。
  3. 点击“保存并关闭”。

使用Outlook Web App

此时,您可能希望我们向您展示如何使用Outlook Web应用程序(Outlook.com)创建任务。 我们不会这样做,因为没有本地方法可以将电子邮件转换为Outlook Web应用程序中的任务。 您可以标记邮件,这意味着它将显示在“任务”列表中,但就是这样。

这是微软的一个令人惊讶的疏忽。 我们不禁感到,在某些时候,将会切换到Microsoft To-Do,其中包括严格的Outlook> To-Do集成。

但是,就第三方应用程序集成而言,事情要好一些。 目前,有流行的待办事项应用程序的插件,如Asana,Jira,Evernote和Trello,以及其他(虽然不是Gmail任务或Apple Reminders)。 不同的加载项为您提供了不同的选项,但是,与Gmail一样,所有待办事项列表加载项通常允许您直接从选定的电子邮件添加任务,并使Web和移动应用程序自动同步。

使用Outlook Mobile App

就像Outlook Web应用程序一样,虽然iOSAndroid都有可用的Microsoft To-Do应用程序,但是没有本地方法可以将邮件转换为Outlook移动应用程序中的任务。 它会跟踪您在任何Outlook应用中标记的电子邮件,但这与任务集成并不完全相同。 如果要将Outlook电子邮件转换为Outlook任务,则确实需要使用Outlook客户端。

如果您使用的是第三方待办事项列表管理器,则可以在Outlook移动应用程序中访问加载项。

Outlook移动应用程序,突出显示Trello加载项。

从Apple Mail创建任务

如果您使用Apple Mail,您唯一真正的选择是将您的邮件转发给第三方应用程序(例如Any.do或Todoist)并在那里管理您的任务,或将电子邮件拖放到提醒中。 因此,对于Apple,手动过程是:

  1. 打开您首选的待办事项列表管理器。
  2. 将电子邮件转发至第三方应用或将其放入“提醒”。
  3. 设置详细信息,例如优先级,截止日期,颜色代码以及您使用的任何其他内容。
  4. 保存新任务。
  5. 存档或删除电子邮件。

你没有太多办法来改善这个过程,因为Apple并没有非常紧密地联系Mail和Reminders。 该公司也不允许与第三方应用程序进行太多集成。 在这种情况发生变化之前(我们怀疑会在短期内发生),您最好的选择是将您的邮件转发给第三方待办事项列表管理器。

如果您只想处理一次电子邮件,则应尽可能快速轻松地创建任务。 否则,您的收件箱将继续作为待办事项列表。

借助其待办事项列表管理器和第三方加载项,Gmail和Outlook为您提供了快速,轻松,高效地通过电子邮件创建任务所需的工具。

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