如何在Office 2016中实时协作文档

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微软的Office 2016已经改进了他们的协作功能,使多个作者可以实时的文档工作。 您可以在OneDrive中共享文档,查看谁正在处理文档,甚至获取链接发送给其他人以便轻松访问文档。

我们将在本文中使用Word来说明如何在文档上进行协作; 但是,此实时协作功能也可在Excel和PowerPoint中使用。

首先,打开要共享的文档,然后单击Word窗口右上角功能区栏上的“共享”按钮。

注:在设置您的文档分享,你需要确保你有一个在你的OneDrive帐户的共享文件夹 或者,您可以默认使用帐户中现有的“公开”文件夹。

01_clicking_share

将显示“共享”窗格。 要将文档保存到您在OneDrive帐户中共享的文件夹,请单击“保存到云”。

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在“另存为”后台屏幕上,选择要保存文档的共享位置,或单击“浏览”按钮在您的OneDrive帐户中选择不在最近列表中的位置。

03_selecting_location

如果需要,请导航到“另存为”对话框中的共享文件夹。 如果要更改文件的名称,请在“文件名”编辑框中输入新名称。 点击“保存”。

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您将返回到文档,并且“共享”窗格连接,并允许您邀请其他人查看或编辑文件或只查看文件。 要邀请某人对文档进行协作,请在“邀请他人”编辑框中输入该用户的电子邮件地址。 从下拉列表中选择“可以编辑”还是“可以查看”。 如果您要发送自定义邮件,请在“包括邮件”框中输入。 要共享文档,请单击“共享”。

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此用户将添加到您与其共享文档的人员列表中。

您还可以通过从“自动共享更改”下拉列表中选择一个选项来指定是自动共享更改还是自动共享更改(“询问我”)。

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与您共享文档的用户将收到类似于以下图像的电子邮件。 他们单击“在OneDrive中查看”以访问文档。

07_email_shared_file_in_onedrive

注意:您可以轻松获取共享文档的链接,以便通过点击“共享”窗格底部的“获取共享链接”将其通过电子邮件发送给用户。

07a_clicking_get_a_sharing_link

两个按钮显示在“共享”窗格上。 如果要发送允许用户查看和编辑文档的链接,请单击“创建编辑链接”按钮。 要发送只允许用户查看文档而不进行编辑的链接,请点击“创建仅查看链接”按钮。

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将显示“编辑链接”框,其中包含用于访问具有相应权限的文档的URL。 点击框右侧的“复制”按钮复制网址,以便您可以在电子邮件中分享链接,例如。

07c_copying_the_edit_link

单击用户在电子邮件中接收的链接将在相应的Office 2016应用程序的联机版本中打开文档。

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当用户开始编辑文档时,弹出窗口会显示“访客正在编辑此文档”。

09_guest_is_editing_this_document

其他人所做的更改在文档实例中显示为突出显示的文本。

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如果您允许用户编辑文档,然后改变主意,则可以轻松更改该用户的权限。 右键单击列表中的用户名称,然后选择“将权限更改为:可以查看”。 您也可以使用其他方式,只允许用户查看文档后授予用户编辑文档的权限。

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如果您已完成与用户共享文档,则可以停止允许用户查看或编辑文档。 右键单击列表中的用户名称,然后从弹出菜单中选择“删除用户”。

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要关闭“共享”窗格,请单击窗格右上角的“X”。

13_closing_share_pane

无论您是从事大型项目还是小型项目,Office 2016中的新型协作功能都具有强大的实时编辑和与OneDrive的云集成。

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