如何选择将多少邮件Outlook下载到您的计算机

您可能认为Outlook将显示您的所有邮件(毕竟,为什么不会这样)但默认情况下,Outlook客户端只保留计算机上最后一年的电子邮件。 您的所有邮件仍然存在于Microsoft Exchange服务器上,但在Outlook上不可见。 这就是为什么Microsoft设置此默认值以及如何根据需要更改它的原因。

注意 :以下信息涵盖2013-2019的所有Outlook版本,包括Outlook 365.它也仅适用于您连接到Microsoft Exchange服务器的情况,包括连接到Hotmail或Outlook.com的情况。 如果您连接到其他服务(如Gmail或个人邮件服务器),则可以配置这些选项,但Outlook将忽略它们。

为什么Outlook不显示我的所有邮件?

安装Microsoft Office时,它会检查您的磁盘大小,以确保您有足够的空间来安装所有应用程序。 它还使用该检查在Outlook中设置一个参数,该参数根据以下磁盘大小确定将多少邮件下载到本地计算机:

  • 小于或等于32 GB: Outlook会在您的系统上保留一个月的电子邮件。
  • 在32到64 GB之间(不包括在内): Outlook保留了三个月的电子邮件。
  • 等于或大于64 GB: Outlook保留12个月的电子邮件。

微软这样做是因为邮件占用了​​你硬盘上的空间,如果你只有一个小硬盘,你可能不希望它花费大量的时间用两年前通过电子邮件发送给你的大文件。 Outlook仍会下载所有日历约会,联系人,任务以及其他所有内容。 此限制仅影响您的邮件(以及您的RSS源)。

如果您的邮件帐户使用Microsoft Exchange服务器(如Hotmail,Microsoft Live,O365或许多公司邮件系统),则此参数将确定将多少邮件下载到您的计算机。 如果您使用的是其他邮件提供商,例如Google或Yahoo,Outlook会忽略此参数并下载您的所有邮件。

我的邮件在哪里以及如何访问它?

好消息是你的邮件没有去过任何地方; 它仍在您的电子邮件服务器上。 (如果您不确定电子邮件服务器是什么,简短的回答是它是一台功能强大的电脑,配有大型硬盘,您的电子邮件提供商会存储您的所有邮件。我们写了更长的答案 ,值得一读。)您可以随时通过Outlook访问您的邮件(只要您有Internet访问权限),或者根据您的Outlook版本,通过Web界面访问您的邮件。

要在Outlook中查看邮件,请向下滚动到文件夹的底部。 如果电子邮件服务器上有更多电子邮件,您会看到一条消息,通知您。

点击“点击此处查看有关Microsoft Exchange的更多信息”,Outlook将把剩余的电子邮件下载到您的计算机上。 确保你有足够的磁盘空间来下载它们!

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如果您有Office 365,还可以通过Outlook Web应用程序访问电子邮件。 由于Web应用程序基本上只是一个进入Exchange Server的窗口,它将显示您的所有电子邮件。 如果您在工作中使用Outlook,您的IT支持人员应该能够帮助您访问Outlook Web应用程序。 如果您在家,请前往Office.com并在那里登录。 登录后,您可以访问Outlook以及您有权访问的任何其他Web应用程序。

我可以更改默认值吗?

是的你可以。 在Outlook中,转到文件>帐户设置,然后从下拉菜单中选择“帐户设置”。

在“帐户设置”窗口中,选择要更改默认帐户的帐户(您可能只有一个帐户),然后单击“更改”按钮。

在打开的“更改帐户”窗口中,您将看到已启用“使用缓存Exchange模式”。 必须启用此功能,否则,不会将任何邮件下载到您的计算机。 将“邮件保持脱机”滑块移动到所需的时间段。

选项是:

  • 三天
  • 一周
  • 3周
  • 一个月
  • 三个月
  • 六个月
  • 一年
  • 两年
  • 5年
  • 所有

注意:Office 2013中不提供三天,一周和两周选项,但它们在更高版本中。

如果您希望Outlook将所有邮件下载到您的计算机,或选择适合您的任何值,请选择“全部”。 (如果您无法更改滑块,则管理员可能会故意设置此值并阻止您更改它。)

完成选择后,单击“下一步”,Outlook会警告您需要重新启动。

单击“确定”,关闭“帐户设置”窗口,然后重新启动Outlook。 根据必须下载的邮件数量,Outlook可能需要一些时间来更新每个文件夹。 当Outlook将邮件下载到每个文件夹时,您会在Outlook底部看到一条消息。

就是这样; 你完成了。 Outlook将从现在开始下载您的所有邮件(或者您选择的多少邮件)。

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