如何自动使用填充处理将顺序数据填充到Excel中

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Excel中的填充处理允许您通过拖动手柄自动填充行或列中的数据(数字或文本)列表。 这可以在大型工作表中输入顺序数据时节省大量时间,并使您更有效率。

您可以使用自动填充功能(功能区上的填充句柄或填充命令)来填充单元格,而不是手动输入一周的数字,时间或甚至几天,如果您的数据遵循模式或基于其他单元格中的数据。 我们将向您介绍如何使用自动填充功能填充各种类型的数据。

将线性系列填充到相邻单元格中

使用填充柄的一种方式是将一系列线性数据输入到相邻单元的行或列中。 线性系列由数字组成,其中通过向其前面的数字添加“步长值”来获得下一个数字。 线性系列的最简单的例子是1,2,3,4,5.但是,线性系列也可以是一系列十进制数字(1.5,2.5,3.5 ...),减少2(100,98,96 ...),或者甚至负数(-1,-2,-3)。 在每个线性系列中,您添加(或减去)相同的步长值。

假设我们要创建一个连续数字列,在每个单元格中增加一列。 您可以键入第一个数字,按Enter键进入该列中的下一行,然后输入下一个数字,依此类推。 非常乏味和耗时,特别是对于大量的数据。 我们将通过使用填充句柄用线性数字序列填充列来节省自己一些时间(和无聊)。 为此,在列中的第一个单元格中键入1,然后选择该单元格。 注意所选单元格右下角的绿色方块? 这是填充句柄。

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当您将鼠标移动到填充手柄上时,它将变为黑色加号,如下所示。

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在填充句柄上加上黑色加号,单击并向下拖动列(或右侧行)上的句柄,直到达到要填充的单元格数。

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当您释放鼠标按钮时,您会注意到该值已复制到您拖动填充句柄的单元格中。

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为什么不填充线性序列(在我们的例子中为1,2,3,4,5)? 默认情况下,当您输入一个数字,然后使用填充句柄时,该数字将复制到相邻单元格,而不是递增。

注意:要快速复制当前选定单元格上方的单元格的内容,请按Ctrl + D,或将单元格的内容复制到所选单元格的左侧,按Ctrl + R。 请注意,从相邻单元格复制数据会替换当前位于所选单元格中的任何数据。

要使用线性序列替换副本,请单击完成拖动填充句柄后显示的“自动填充选项”按钮。

第一个选项“复制单元格”是默认值。 这就是为什么我们最终有五个1而不是1-5的线性系列。 要填充线性系列,我们从弹出菜单中选择“填充系列”。

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其他四个1被替换为2-5,我们的线性系列被填充。

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但是,您可以执行此操作,而无需从自动填充选项菜单中选择填充系列。 而不是只输入一个数字,输入前两个单元格中的前两个数字。 然后,选择这两个单元格并拖动填充句柄,直到选择了所有要填充的单元格。

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因为你给它两个数据,它会知道你想要使用的步骤值,并相应地填充剩余的单元格。

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您也可以单击并用鼠标右键 ,而不是左边拖动填充柄。 您仍然必须从弹出式菜单中选择“填充系列”,但是当您停止拖动和释放鼠标右键时,该菜单会自动显示,因此这可以是一个方便的快捷方式。

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使用填充命令填充线性系列到相邻单元格

如果您在使用填充句柄时遇到问题,或者您只是喜欢在功能区上使用命令,则可以使用“主页”选项卡上的“填充”命令将一系列填充到相邻单元格中。 如果你填充了大量的单元格,Fill命令也很有用,你会看到一点。

要在功能区上使用Fill命令,请在单元格中输入第一个值,然后选择该单元格以及要填充的所有相邻单元格(向下或向上列,或向左或向右跨行)。 然后,单击主页选项卡的编辑部分中的“填充”按钮。

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从下拉菜单中选择“系列”。

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在“系列”对话框中,选择要在“行”或“列”中选择系列。 在类型框中,现在选择“线性”。 我们稍后将讨论增长和日期选项,自动填充选项只是将值复制到其他选定的单元格。 输入“步长值”或线性系列的增量。 对于我们的示例,我们将系列中的数字递增1.单击“确定”。

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线性系列填充在所选择的单元格中。

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如果您有一个非常长的列或行要填充线性序列,您可以使用系列对话框中的停止值。 为此,请在要用于行或列中的系列的第一个单元格中输入第一个值,然后再次单击“首页”选项卡上的“填充”。 除了上面讨论的选项,将值输入到“停止值”框中,您希望作为系列中的最后一个值。 然后,单击“确定”。

在以下示例中,我们在第一列的第一个单元格中放入1,数字2至20将自动输入到接下来的19个单元格中。

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跳过行时填充线性系列

为了使完整的工作表更具可读性,我们有时会跳过行,将空行放在数据行之间。 即使有空行,仍然可以使用填充句柄来填充具有空行的线性系列。

要在填充线性序列时跳过一行,请在第一个单元格中输入第一个数字,然后选择该单元格和一个相邻单元格(例如,列中的下一个单元格)。

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然后,向下(或跨)拖动填充手柄,直到填充所需的单元格数量。

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当你完成拖动填充手柄,你会看到你的线性系列填充每隔一行。

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如果要跳过多个行,只需选择包含第一个值的单元格,然后选择要在单元格后面跳过的行数。 然后,将填充句柄拖动到要填充的单元格上。

当您跨行填充时,也可以跳过列。

将公式填充到相邻单元格中

您还可以使用填充柄传播公式相邻小区。 只需选择包含要填充到相邻单元格的公式的单元格,然后将填充句柄拖动到列中的单元格中或要填充的行中的单元格中。 公式被复制到其他单元格。 如果使用相对单元格引用 ,它们将发生相应的变化来表示细胞在其各自的行(或列)。

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您还可以使用功能区上的Fill命令填充公式。 只需选择包含公式的单元格以及要用该公式填充的单元格。 然后,在首页选项卡的编辑部分中单击“填充”,然后选择向下,向右,向上或向左,具体取决于要填充单元格的方向。

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注:复制的公式将不重新计算,除非你有自动计算工作簿启用。

您也可以使用键盘快捷键Ctrl + D和Ctrl + R(如前所述)将公式复制到相邻单元格。

通过双击填充手柄填充线性系列

您可以通过双击填充句柄快速将线性数据系列填充到列中。 使用此方法时,Excel仅根据工作表上最长的相邻数据列填充列中的单元格。 此上下文中的相邻列是Excel遇到要填充的列的右侧或左侧的任何列,直到到达空白列。 如果直接位于所选列任一侧的列为空白,则不能使用双击方法填充列中的单元格。 此外,默认情况下,如果您填充的单元格范围内的某些单元格已经有数据,则只填充包含数据的第一个单元格上方的空单元格。 例如,在下面的图片中,单元格G7中有一个值,因此当您双击单元格G2上的填充句柄时,公式只会通过单元格G6向下复制。

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填充增长系列(几何图案)

到目前为止,我们一直在讨论填充线性系列,其中系列中的每个数字都是通过将步长值添加到上一个数字来计算的。 在生长系列或几何图案,下数被由步长值之前的数目乘以计算。

有两种方法填充增长系列,通过输入前两个数字并输入第一个数字和步长值。

方法一:在增长系列中输入前两个数字

要使用前两个数字填充增长系列,请将两个数字输入要填充的行或列的前两个单元格中。 右键单击并将填充手柄拖动到您想要填充的单元格的上方。 当您完成将填充柄拖动到要填充的单元格上时,从自动显示的弹出菜单中选择“增长趋势”。

注意:对于此方法,必须输入两个数字。 如果没有,增长趋势选项将变灰。

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Excel知道步值是从我们在前两个单元格中输入的两个数字的2。 因此,每个后续数字都是通过将前一个数字乘以2来计算的。

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如果你想使用这种方法从除1以外的数字开始? 例如,如果你想在2开始上面的系列,你将输入2和4(因为2×2 = 4)在前两个单元格。 Excel会找出步长值为2,并继续增长系列从4乘以每个后续数字2,以获得下一个行。

方法二:在增长系列中输入第一个数字,并指定步骤值

要根据一个数字和步骤值填充增长系列,请在第一个单元格中输入第一个数字(不必为1),然后将填充句柄拖动到要填充的单元格上。 然后,从自动显示的弹出菜单中选择“系列”。

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在“系列”对话框中,选择是否在“行”或“列”中填充系列。 在类型下,选择:“增长”。 在“步长值”框中,输入要乘以每个数字的值以获取下一个值。 在我们的示例中,我们要将每个数字乘以3.单击“确定”。

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生长系列填充在选择的细胞中,每个随后的数目是前面数目的三倍。

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使用内置项填充系列

到目前为止,我们已经介绍了如何填充一系列数字,包括线性和增长。 您还可以使用填充句柄填充系列的项目,例如日期,星期几,工作日,月份或年份。 Excel有几个内置的系列,它可以自动填充。

下图显示了内置于Excel中的一些系列,扩展到各行。 粗体和红色的项目是我们输入的初始值,每行中的其余项目是扩展系列值。 这些内置系列可以使用填充手柄填充,如我们前面对线性和增长系列所述。 只需输入初始值并选择它们即可。 然后,将填充手柄拖动到要填充的所需单元格上。

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使用填充命令填充一系列日期

填充一系列日期时,可以使用功能区上的Fill命令指定要使用的增量。 在单元格中输入系列中的第一个日期,然后选择要填充的单元格和单元格。 在主页选项卡的编辑部分中,单击“填充”,然后选择“系列”。

在“系列”对话框中,将自动选择“系列”选项以匹配所选的单元格集。 类型也自动设置为日期。 要指定填充系列时要使用的增量,请选择日期单位(日,工作日,月或年)。 指定步骤值。 我们想用每个工作日日期填充系列,所以我们输入1作为Step值。 单击“确定”。

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系列填充的日期仅为工作日。

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使用自定义项填充系列

您还可以使用自己的自定义项目填充系列。 假设您的公司在六个不同的城市设有办事处,并且在您的Excel工作表中经常使用这些城市名称。 您可以将城市列表添加为自定义列表,这将允许您在输入第一个项目后使用填充句柄填充系列。 要创建自定义列表,请单击“文件”选项卡。

24_clicking_file_tab

在后台屏幕上,单击左侧项目列表中的“选项”。

25_click_options

在Excel选项对话框左侧的项目列表中单击“高级”。

26_clicking_advanced

在右侧面板中,向下滚动到常规部分,然后单击“编辑自定义列表”按钮。

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在“自定义列表”对话框上,有两种方法来填充一系列自定义项目。 您可以将系列基于直接在“自定义列表”对话框上创建的项目的新列表,或者在当前工作簿中的工作表上已有的现有列表上。 我们将向您展示这两种方法。

方法一:根据新的项目列表填充自定义系列

在“自定义列表”对话框中,确保在自定义列表框中选择了新列表。 单击“列表条目”框中,并在自定义列表中输入项目,一个项目到一行。 确保按照您希望他们填充到单元格中的顺序输入项目。 然后,单击“添加”。

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自定义列表将添加到“自定义列表”框中,您可以在其中进行选择,以便您可以通过从列表条目框中添加或删除项目并再次单击“添加”来对其进行编辑,也可以通过单击“删除”来删除列表。 单击“确定”。

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单击“Excel选项”对话框上的“确定”。

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现在,您可以在自定义列表中键入第一个项目,选择包含该项目的单元格,并将填充句柄拖动到要填充列表的单元格上。 您的自定义列表会自动填充到单元格中。

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方法二:根据现有项目列表填充自定义系列

也许你将自定义列表存储在工作簿中的单独工作表上。 您可以将工作表中的列表导入到“自定义列表”对话框中。 要根据工作表上的现有列表创建自定义列表,请打开自定义列表对话框,并确保在自定义列表框中选择了新列表,就像第一种方法一样。 但是,对于此方法,请单击“从单元格导入列表”框右侧的单元格范围按钮。

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在Excel窗口底部选择包含自定义列表的工作表的选项卡。 然后,选择包含列表中项目的单元格。 工作表的名称和单元格范围将自动输入到“自定义列表”编辑框中。 再次单击单元格范围按钮以返回完整的对话框。

33_selecting_cell_range

现在,点击“导入”。

34_click_import

自定义列表将添加到“自定义列表”框中,您可以选择它并在“列表项”框中编辑列表(如果需要)。 单击“确定”。 您可以使用填充句柄,使用您的自定义列表填充单元格,就像上面第一个方法一样。

35_clicking_ok

如果您创建包含大量顺序数据的大工作表,Excel中的填充句柄是非常有用的功能。 你可以节省自己很多时间和繁琐。 快乐填充!

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