Go Paperless:停止打印一切,享受数字生活

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我们承诺的“无纸化办公室”似乎不会为许多人到达。 然而,现实是,如果你想利用它的无纸化办公室今天在这里。

如果您仍然是打印电子邮件,网页和其他文档的人,您现在可以停止。 有更好的方法来跟踪您的信息,并更快地访问它 - 毕竟,你不能在实体纸上搜索单词。

打印案件

印刷昂贵且不方便,当廉价的喷墨打印机不可避免地失败时,需要经常昂贵的墨盒,打印纸和新打印机。 所有的纸张变得杂乱,必须正确组织,否则你永远无法找到你要找的东西。 你不能访问它,当你离开办公室,你不能搜索它,并且你只有一个副本,所以你有麻烦,如果有什么事情发生。

当计算机是坐在桌子上的重砖时,打印是必要的。 现在,我们用口袋里的电脑,可以接近一张纸尺寸的平板电脑,以及可以在所有设备上备份和同步所有文档的云服务。 您可以搜索您保存的文档,以便您不必设置和掌握复杂的文件系统。

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如何不打印

我们的geeks可能已经停止打印很久以前,但有很多人在那里仍然打印电子邮件和网页定期。 我们将尝试提供一些提示,指导您远离打印机,并采用一种新的方式来保存和组织有意义的信息。

  • 创建数字文件柜 :首先,你要决定你会,而不是节省打印他们的东西。 它有助于有一个一致的位置,你保存一切。 我们建议您使用某种云服务在所有设备上进行同步,以便您可以在智能手机和平板电脑以及PC上访问这些服务。 许多人使用的Evernote作为其所有的票据和文件存档,但你也可以选择保存到像云存储服务Dropbox的谷歌驱动器微软的SkyDrive 如果你真的更喜欢本地存储,你可以将你的文件保存到你的电脑上的一个文件夹 - 但一定要备份。 这将不太方便,因为如果您想在其他位置查看文件,则必须将文件手动复制到其他设备。
  • 打印到PDF:您可能希望任何要打印-无论它是一个收据,文档,电子邮件或网页-可以打印到PDF文件。 首先,您需要将您的Windows计算机上安装PDF打印机 然后,您可以照常进行打印过程,选择虚拟PDF打印机。 你会得到一个文件,你可以存储在像Evernote或Dropbox的东西。

  • 打印电子邮件 :电子邮件可以被打印到PDF中的方式相同。 您也可以尝试将其加上星号(如果您使用Gmail)或将其添加到特殊文件夹或标签,以便日后参考。 您可以通过电子邮件客户端从任何设备访问这些电子邮件 - 无需打印。
  • 打印网页 :如果您打印的网页指以后,可以把它们打印到PDF来代替。 你也可以书签他们稍后查看它们( 您的书签可以在所有设备上同步 )。 如果你想稍后阅读的网页,使用类似服务口袋Instapaper的创建你想读东西的清单。 像这样的服务需要一个网页,将其转换为可读的,纯文本的文章,甚至在移动设备上离线存储,以便稍后阅读网页而无需打印。
  • 打印地图 :你不应该有,如果你有GPS智能手机打印地图。 如果您使用的是Google地图,则可以登录Google地图应用,并查看您在PC上的Google地图网站上进行的搜索列表。 当然,你也可以把地图打印成PDF。
  • 传真文件 :有些钙化的老企业仍需要传真。 您可以使用类似服务HelloFax通过Web发送传真。 HelloFax每月提供五个免费传真 - 这对于只偶尔需要传真业务的家庭用户来说已经足够了。
  • 当有人对打印的文档坚持说,可悲的是,一些机构仍然坚持打印的文档。 只有没有解决这个。 如果他们不通过电子邮件接收PDF,您可能需要打印。
  • 什么与你的旧纸文件 :它很容易开始无纸化的方式,而不是决定一切的旧的纸质文件有条不紊地转换成数字版本前进-这可能是一个大量的工作。 不过,您可以使用扫描仪将旧文档扫描到PDF文件。

使用您的数字文件

您的数字工作区现在具有纸张没有的许多优点:

  • 备份 :您的文件进行备份,如果你已经利用Evernote,Dropbox的,谷歌驱动器或SkyDrive的服务并将它们存储。 如果你的房子烧毁,你不会失去你的重要文件。
  • 搜索 :您可以在您的所有电子文档轻松地搜索找到你需要通过无纸山筛选的文件。 Evernote,Dropbox,Google云端硬盘,SkyDrive,甚至Windows - 他们都有全文搜索功能。
  • 随时随地访问 :您的文章可以在任何地方访问你是从PC,智能手机或平板电脑。 如果你出去,需要看看东西,你可以从你的智能手机,而不是回家和挖掘你的文件。
  • 无杂波 :你不必担心存储,组织,制作空间,decluttering您的文档。
  • 无打印成本:如果你不需要购买昂贵的墨水,价格便宜的打印机和打印纸成堆,你会省钱。

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当然,一些文档可能太敏感,无法在线存储。 在这种情况下,您可以随时使用加密- 创建加密容器并将其存储在Dropbox的一样,谷歌云端硬盘或SkyDrive的服务。 人们需要密码才能访问您的文档。

图片来源: 莎拉·科尔布-威廉姆斯在Flickr上在Flickr上cellanr在Flickr上jeremyfoo

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