提高您的电子邮件写作生产力与Microsoft Word邮件合并

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Microsoft Word的邮件合并是一个很好的生产力工具。 了解如何创建Word的邮件合并基本功能不支持的个性化主题行和附件可以是一个救生员,当你必须批量编写电子邮件。

在今天的文章中,您将学习如何使用Word的2010邮件合并向导,编写个性化电子邮件主题,以及为每个电子邮件收件人设置不同的附件。

图片来源: 中号! - [R

创建通讯组列表

Word的邮件合并功能可以帮助我们从Outlook联系人,Excel或Access数据源或Word数据文件导入电子邮件地址,从而手动输入每个收件人的电子邮件地址。

Outlook的联系人是三个中最好的选择,如果你没有使用它,现在将是一个好时机更新您的Outlook通讯簿,我们会告诉你如何这样做。 您可以跳过下一部分,并开始写邮件合并 ,如果你已经知道如何安装Outlook联系人,否则接下来的两节会给你一些基础知识如何设置导入您的基于网络的联系人列表Outlook联系人。

设置您的邮件配置文件

设置Outlook联系人开始于创建存储您的帐户的电子邮件地址,密码,服务器信息以及其他数据(如电子邮件和地址)的链接的邮件配置文件。

邮件控制面板图标

您可以创建一些配置文件,每个配置为特定的电子邮件帐户。

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通过正确的配置文件名称,您可以识别与您的邮件配置文件相关联的电子邮件帐户。

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您可以选择第三个选项,使用从ISP或您自己的电子邮件帐户收到的电子邮件地址配置邮件配置文件。

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选择“Internet电子邮件”以使用提供POP服务的电子邮件提供商,例如,GMail。

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每个Internet电子邮件提供商都有不同的POP配置,请务必阅读其用户手册以了解其POP设置。

gmail_pop_setup

恭喜! 如果您看到此屏幕,则表明您已成功设置了邮件配置文件。 现在,我们准备设置我们的Outlook的联系人文件夹。

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填充您的联系人文件夹

您可以将通讯组列表手动输入到Outlook,或导入其他基于网络的通讯录,例如Gmail,Yahoo或Hotmail通讯录。 大多数基于网络的电子邮件提供商允许我们将他们的通讯录导出到Outlook兼容的数据源。 例如,Gmail允许我们将联系人导出为Outlook兼容的CSV文件。

gmail_contacts

Outlook导入功能支持各种文件类型:csv,vcard,RSS,iCalendar等,使其成为一个伟大的工具来创建邮件合并分发列表。

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CSV文件位于Outlook中的“其他程序或文件”类别下。

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ACT文件,DOS CSV,Lotus,Access 97-2003,PST文件,是Outlook支持的一些程序文件 - 对我们来说,我们选择逗号分隔值(Windows)文件类型。

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现在,找到我们刚从Gmail通讯录导出的CSV文件。

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在所有这些文件夹中,联系人文件夹是我们的邮件合并目的的最佳选择。

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Outlook需要几分钟才能导入联系人,具体取决于要导入的电子邮件地址数量。

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我们应该能够使用此联系人文件夹,Outlook一旦完成导入所有联系人,邮件合并。

邮件合并向导

从空白文档开始,打开“邮件”功能区开始我们的邮件合并。

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向导是初学者开始第一次邮件合并练习的最佳方式。

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选择消息收件人

向导将要求我们为我们的邮件合并选择文档类型,电子邮件是今天的邮件合并操作的相应文档类型。

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我们可以从空白文档,模板或现有文档开始编写我们的电子邮件。

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在第3步中选择我们的Outlook联系人文件夹作为我们的邮件合并分发列表。

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我们可以选择使用我们在系统中设置的任何邮件配置文件。

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如果Outlook已成功导入您的Gmail地址,您的联系人数量应大于零。

select_Contact

通过勾选相应的复选框,选择要包含在电子邮件分发中的人员。

choose_Contact_for_email

撰写电子邮件

开始撰写电子邮件并插入合并字段,以便在其中将个性化邮件(例如标题或姓氏)放置在文档的相应位置。

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每个合并字段将被封闭在双人字形内; 当您完成邮件合并向导时,它们将替换为您的联系人卡信息。 preview_merge_fields

预览您的电子邮件以查看Word如何通过单击“下一步:预览您的电子邮件”链接处理合并字段。

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如果您对预览感到满意,请点击“下一步:完成合并”链接,Word会将合并的电子邮件发送到所有收件人,并显示相同的主题行。

个性化您的主题行

向导将邮件合并过程分为以下步骤:选择正确的文档类型和模板,创建通讯组列表,评估邮件合并预览,以及向所有收件人发送电子邮件。

此时,您可能会注意到向导不支持的两个常见的电子邮件编写活动,编写个人主题行和设置不同的附件。 我们必须使用宏来做邮件合并,最好在我们完成向导之前。

打开字母,按“Alt + F11”,然后在工作Word窗口中双击“ThisDocument”,打开宏编辑器。

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粘贴此宏代码,由专家宏编码写入hutchinsfairy ,到空白面板并保存。

Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean

私有子Document_Open()

设置wdapp =应用程序
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

私有子Document_Close()

设置wdapp =无

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document,Cancel As Boolean)
Dim i As Integer

用ActiveDocument.MailMerge

如果FIRST_RECORD = True那么
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
万一

i = .DataSource.DataFields.Count

Do While i> 0
.MailSubject = Replace(.MailSubject,“<”&.DataSource.DataFields(i).Name&“>”,.DataSource.DataFields(i).Value ,,,vbTextCompare)
i = i-1
循环

结束

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document,ByVal StartRecord As Long,ByVal EndRecord As Long,Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = True

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document,ByVal DocResult as Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

返回您的文档,然后点击“下一步:完成合并”链接发送您的电子邮件。

complete_the_merge_link

点击“电子邮件...”链接发送您的消息。

电子邮件

将适当的合并字段放置在主题行中,用雪佛龙包围。

subject_merge_field

当Word通过电子邮件发送文档时,宏将解析合并字段并将其替换为收件人的姓氏。

将不同的项目附加到您的电子邮件

到现在为止,我们已经学会了如何使用邮件合并向导,如何个性化的主题领域-并完成今天的教程中,我们会告诉你一个第三方加载项 ,使我们能够连接不同的文件为每封电子邮件。

下载加载项,将其解压缩,您会发现加载项作为Word文档模板。 如果使用Word 2007或2010,则使用“CreateEMailData Word 2007 Ver02”,如果使用Word 2003,则使用“CreateEMailData Word 2003 Ver02”。

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将相应的文档模板复制到“%appdata%\ Microsoft \ Word \ STARTUP”文件夹中,其中“%appdata%”是您的Microsoft启动文件夹 - 在我们的示例中是“C:\ Users \ zainul \ AppData \ Roaming”。

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重新启动Word,将文件复制到Microsoft启动文件夹后,您应该会看到两个新的加载项:创建数据文件和合并到电子邮件,在“邮件”功能区菜单下。

new_add_in

使用两列表准备数据文件 - 左侧列中的收件人电子邮件地址以及右侧列中附件文件的完整路径,然后将其与电子邮件合并文档保存在与“MergeAttachmentsData”相同的文件夹下。 我们需要强调,您必须将文件保存为“MergeAttachmentsData”,否则加载项无法找到该文件来查找附件。

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返回到邮件合并文档并将文档拆分为单个文件。

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应显示一个新的Word文档窗口,然后单击“合并到电子邮件”加载项按钮。 只需点击黄色对话框上的“确定”按钮,因为我们已经准备好了数据文件。

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为您的电子邮件设置正确的主题,单击“确定”,Outlook将向您的电子邮件发送您在数据文件中指定的附件。

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Word,它的许多有用的功能,是真正一个伟大的生产力工具。 我们期待为我们的读者撰写更多的Word文章。 在此期间,检查出其他词的文章上我们的网站。

我们希望你已经学会了如何使用Word邮件合并从今天的文章。 随意在评论部分与其他读者讨论其他邮件合并提示。

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