如何管理Outlook 2013中的附件

有时间,工作狩猎,或与老年家庭成员分享照片,在那里你可能需要发送的东西老式的方式 - 作为电子邮件附件。 如果您在工作中发送电子邮件,它可能是您的电子邮件中的一部分。

关于附件的事情是,有一种未写的代码关于发送它们。 例如,虽然你可以发送一个巨大的文件在电子邮件(这取决于你使用的服务或ISP允许多少),它不一定有效率。 同样,发送多个文件通常在容器文件中压缩得更好。

当然,根据文件的类型,它可能或可能不会到达其目的地。 诸如以.EXE,.BAT和其他可执行文件类型结尾的文件,由于与恶意软件的关联,通常(通常)被阻止或剥离。 如果你想发送一个这样的文件,你可能需要将它包含在一个.ZIP档案。

撰写一封电子邮件 ,并在Outlook中管理联系人非常简单,同时加入和处理附件应该是第二自然现在,很多用户可能没有意识到,他们可以做的更好。

添加附件

要添加附件,您可以将一个或多个文件拖动到空白电子邮件中,并将其粘贴为附件。 或者,单击功能区上的“包括”部分中的“附加文件”按钮。

您需要浏览到要附加文件所在的位置,然后选择您要添加到邮件中的一个或多个文件,然后点击“插入”。或者,点击小箭头,然后选择“插入为文本“,您的附件将被内嵌插入,这意味着它将显示在您的消息中,而不是单独的文件。

一旦附加,您将能够在主题行下的附加字段中看到它。

最后,让我们说你有你的附件,你意识到这是一个错误的。 没问题,您可以简单地选择附件点击键盘上的“删除”按钮,或者您可以右键单击并选择“删除”。

文件不是唯一可以附加到消息的,但您也可以附加项目和签名。

附加其他东西

项目可以包括名片(.VCF文件,前面讨论),日历和Outlook项目,可以是您在Outlook中打开的笔记,任务,联系人和其他内容。

日历是另一个你可能想要分享的东西,如果你点击“附加项目”按钮,你会看到很容易做到这一点。 共享日历并不意味着您必须在每一天都分享每个项目。 您可能只想分享几天或一周,例如公司度假或家庭度假行程。

通过共享日历,您可以选择实际日历,日期范围,详细信息和其他高级选项。

当您点击“确定”,您将看到日历将被附加到电子邮件,以便它可以打开和查看,但它也将粘贴到实际的邮件,以便收件人可以方便地查看它一目了然。

Outlook项目基本上是您可以在Outlook中创建的任何内容,然后可以附加并发送到其他Outlook用户。 在下面的屏幕截图中,您将看到它是如何工作的。 您选择源,然后从那里,选择您要附加的项目或项目(您可以选择多个)。

请注意,您可以决定是要将该项目作为实际物理附件还是作为文本内嵌。 这和我们前面讨论的一样,你可以“作为文本插入”,它将作为物理消息的一部分出现。

名片可能是也可能不是你使用或需要的东西之一,但它是一个非常方便的方式,在一个简单,方便的包裹分享您的即时详细信息。 如果您想要共享您的(或任何其他人的)名片,您只需从“附加项目”菜单中选择它,您的联系人就会出现

选择您要附加,并单击“确定”卡或卡和卡将显示为文本,并也可以连接为.VCF文件,这意味着它可以被导入到任何地址簿支持此类文件。

将联系人共享为名片是向别人提供联系信息或从别人导入联系人信息而不必手动将其输入到您的通讯录中的一种非常快速和方便的方式。

处理附件

当然,通过电子邮件,总有机会收到以及给予。 那么,当带有附件的邮件到达您的收件箱时,您会怎么做? 通常它很简单,如下图所示。 你看到我们的测试消息已经到达与附加的图像。

如果我们只是单击附件,您会看到选项显示在功能区调用附件工具中。 从这里你可以采取行动。 请注意,如果您收到多个文件,您可以一次保存所有的附件,如果你不知道是否明智的打开附件,那么你可以删除它,虽然它可能更聪明,只是删除消息如果你有疑问。

您还可以右键单击邮件中的任何附件,然后可以使用生成的下拉菜单执行与功能区上相同的操作。

处理附件时,需要注意事项。 附件可能是危险的,因为在过去二十年中使用电子邮件的任何人都可以证明。 底线,不要打开任何不是你不知道或不信任的人,并始终在您的计算机上使用病毒/恶意软件扫描程序。

将多个文件或大型文件作为附件进行处理

我们谈了一些关于如何处理一个或可能一些附件,但如果你想附加几十甚至几百个文件? 或者,如果你想附加一个大文件怎么办?

发送大的附件是一种非冷却,特别是如果有人在这个过程中收到很多电子邮件。 通过电子邮件发送大文件的问题不是这么多,不管你的邮件服务器是否允许超过一定大小的附件。 在大多数情况下,你可能不会发送大于一兆字节或两兆字节的文件,或者至少你不应该发送。

然而,有一些时候,你需要发送一些有点笨重的东西。 如果您使用Yahoo,Gmail或Microsoft等网络邮件服务,那么他们将有大小限制(分别为25Mb,25Mb,20Mb),正如您的ISP,如Comcast,时代华纳,AT&T等通常约10Mb)。

在大多数情况下,当文件过大或过多时,我们会使用云服务,它们是丰富的,并提供足够的可用空间来发送绝大多数文件。 通常情况下,简单地将文件上传到云驱动器,然后共享,比电子邮件更快,更可靠。 我们已经一个方便的操作方法来解释究竟是如何发送大文件通过电子邮件如果你想了解更多信息。

至于发送多个文件,你不应该有一个问题,只要它是几个,但一旦你开始附加几十张图片或文档,事情可以得到一点尴尬。 再次,考虑使用云服务。 无论如何,我们建议你绝对zip多个文件,然后发送它们。 Windows对zip文件有原生支持,因此您不必担心您的收件人无法打开它。

请看看这篇文章, 这说明您需要了解压缩文件的一切

这似乎是一个很好的地方,结束我们的附件的讨论。 它们不是一个复杂的主题,但无论您是使用Outlook,Gmail还是任何其他电子邮件,发送文件可能需要一些额外的步骤,而不仅仅是附加它们。

到目前为止,我们已经涵盖了Outlook的电子邮件权力的最基本的部分 - 联系人,寻址,撰写 - 所有这些都是很简单的东西。 现在有附件,你有一个相当全面的知识的简单的东西。

现在,是时候加强我们的游戏。 当您使用Outlook并累积电子邮件时,您需要使用快速步骤和规则等工具来了解如何管理电子邮件,我们将在即将推出的功能中讨论。 在此期间,我们一如既往地鼓励您在我们的论坛上向我们提供您的反馈。

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